<<
>>

3.3. Документационное обеспечение системного управления качеством 3.3.1. Состав документации систем управления качеством и методические основы их разработки

Создание и функционирование системы управления качеством, ее элементы, требования, положения, распределение функций, от­ветственности, прав и обязанностей, взаимодействие подразделений по управлению качеством и т.п. в соответствии с принципами сис­темного управления и МС ИСО следует документально оформлять.

При этом процессами документирования и выполнением положений всех документов следует управлять, например, на основе разработан­ной специально для этого документированной процедуры. Такая процедура должна предусматривать:

♦ проверку используемых документов на соответствие их оригиналам; ♦анализ и порядок внесения по его результатам изменений, обес­печение идентификации изменений, статуса пересмотра и хра­нения документов;

♦ порядок переутверждения документов;

♦порядок обеспечения документами и проверки применения их на рабочих местах;

♦ идентификацию и управление внешними документами; ♦порядок предотвращения применения морально устаревших и управления утратившими силу документами.

Методической основой создания этого документационного ком­плекса объективно являются регламентация (стандартизация, уни­фикация) и планирование, отражающие особенности рыночной кон­цепции. Это значит, что цели и деятельность в области повышения и обеспечения качества определяются в строгом соответствии с требо­ваниями потребителей и рыночным спросом, а также, что очень важ­но, заключенными контрактами. Последнее вызывает необходимость строгого выполнения со стороны всех исполнителей своих функций в области качества в точном соответствии с технологией, т.е. без ошибок. При этом плановые мероприятия ЦП К служат базой кон­кретизации в достижении целей управления качеством, так как в программе необходимо предусматривать ресурсное обеспечение дос­тижения этих целей.

Значение документации в современном представлении управле­ния качеством является очень важным, так как на ней основана вся последовательность действий по обеспечению требуемого потребите­лями качества. Она во многом обеспечивает соответствие:

♦ состава и подготовки персонала;

♦ идентификации и прослеживаемости;

♦ фактических результатов и процессов;

♦ эффективности и функционирования всей системы управления качеством;

К документации необходимо предъявлять жесткие требования к качеству ее содержания, в частности таких, как:

♦ целенаправленность и соответствие целям и политике пред­приятия;

♦ комплексность, включая наличие положений по взаимодейст­вию и взаимосвязям предприятия со всеми структурами внеш­ней среды (потребителями, поставщиками и т.п.).

♦ логическая последовательность и четкость изложения информации;

• краткость, конкретность, простота и точность формулировок, исключающих возможность неоднозначного толкования;

• достоверность иубедительность аргументации;

• информационная выразительность;

• функциональность (например, скорость обработки);

• достаточность и обоснованность;

• малый объем;

• минимизация потребности в ресурсах;

• малоизменчивость (стабильность);

• своевременность;

• доступность и понятность для восприятия;

• разборчивость;

• возможность пересмотра и восстанавливаемости;

• простота в использовании;

• качественная содержательность;

• соответствие современному и перспективному менеджменту знаний;

• возможность сравнения с лучшими видами документации.

Документ понимается как информация и соответствующий носи­тель (по ГОСТ Р ИСО 9000—2001), т.е., по существу, это результат отображения на материальном объекте — носителе (например, бу­мажном, магнитном, электронном, оптическом компьютерном дис­ке, фотографическом или комбинированном носителе) информации о предметах, фактах, событиях, процессах и явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. При этом совокупность методов и процессов создания документа называют документированием. Оно, как правило, включает подготовку, состав­ление, согласование, оформление и изготовление документа. Видов документов в практике управления качеством в частности и управле­ния в целом встречается довольно много.

Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в оп­ределенной сфере деятельности ( в том числе по какой-либо пробле­ме, задаче, вопросу, отрасли, предприятию и т.п.), обычно представ­ляется как система документации. В литературе часто системы доку­ментации, в зависимости от отнесения их к определенным сферам и видам деятельности, классифицируются следующим образом:

• по сфере деятельности — научная, техническая, экономическая, социальная, правовая, политическая;

• по виду деятельности — научно-исследовательская; конструктор­ская; опытно-испытательная; технологическая; проектная; техни­ческого регламентирования; эксплуатационная; изобретательская; программного обеспечения; учебная; методическая; организаци­онно-распорядительная; справочно-информационная; плановая; расчетно-денежная; финансовая; торговая; бухгалтерская; логисти­ческая; социального обеспечения; отчетно-статистическая; пер­вично-учетная; законодательная и др.).

Существует стандартизованное понятие «нормативная и техниче­ская документация», которое определяет ее как документы, устанав­ливающие требования (по ГОСТ Р ИСО 9000—2001).

Нормативная документация относится к процессам и продукции. При этом таким нормативным документом может быть технический регламент, документированная процедура, технологическая доку­ментация на процесс, методика испытаний и т.п., а в общем случае ее часто называют нормативно-технической (НТД) и нормативно- методической (НМД) документацией.

Применительно к системе управления качеством документаци- онное обеспечение представляет собой комплекс мер по созданию разнообразных видов документов на различных материальных носи­телях, обеспечивающих эффективное функционирование данной системы, и работ с готовыми документами (прием, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирова­ние дел, хранение и использование, а также документооборот, т.е. движение документов в системе, начиная от создания и до выхода их из оборота).

В общем случае современная система управления качеством долж­на включать следующие документы (п. 4.2 ГОСТ Р ИСО 9001—2001):

• политику и цели в области качества;

• руководство по качеству;

• требуемые документированные процедуры;

• документы, необходимые для обеспечения эффективного пла­нирования, выполнения и управления процессами;

• требуемые записи и документы по их управлению.

В случае передачи другой организации выполнения каких-либо процессов, которые оказывают влияние на конечную продукцию, именно она должна обеспечить этого процесса. При от­

клонении такого процесса от предъявляемых к нему требований предприятие должно принимать адекватные меры. Весь процесс и управление им, включая мониторинг, должны быть отражены в до­кументации системы управления качеством.

Состав и содержание характеризующих процессы

системы управления качеством, следует разрабатывать и распреде­лять, например, по блокам модели системы МК, приведенной в разделе 1 (в соответствии с рекомендациями ГОСТ Р ИСО серии 9000—2001), а именно:

• управленческая деятельность и ответственность руководства;

• менеджмент ресурсов;

• процессы жизненного цикла продукции;

• измерение, анализ и улучшение.

На отраслевом, межотраслевом, республиканском (субъектов Фе­дерации), федеральном, межгосударственном (в рамках СНГ) и меж­дународном уровнях комплекс документации может основываться на соответствующих отраслевых, (технических регла­

ментах, ГОСТ Р), межгосударственных — по странам СНГ (ГОСТ и МС), а также другой НТД и НМД (инструкции, методики, РД и т.п.) различного уровня и статуса управления.

Применительно к предприятию весь комплекс документации системы управления качеством, помимо политики в области качест­ва, следует разделить на общие и специальные документы. Основополагающие документы должны определять прин­ципы построения, содержания и функционирования системы управ­ления качеством в целом и ее отдельных подсистем в соответствии с разработанной политикой в области качества, целями, НТД и НМД, используемых на предприятии. Общие документы регламентируют общесистемные вопросы, например общее руководство по качеству, проведение совещаний по качеству, организацию работ групп каче­ства и т.п. Специальные документы включают документированные процедуры выполнения различных процессов управления качеством (выполнение функций и задач). Сюда же следует отнести другие ра­бочие документы по качеству (методические указания, инструкции, формы, записи и т.п.).

По существу, основополагающие и общесистемные документы должны составлять комплекс документов уровня А, а специальные, в зависимости от предназначения, — уровней Вп С (по МС ИСО 10 013). Документы уровня В определяют требования к деятельности отдель­ных подразделений (подсистем), обеспечивающих функционирова­ние элементов системы. Документы уровня С представляют собой ра­бочие документы, детально определяющие порядок процессов обес­печения качества и управления качеством (процедуры, инструкции, технологические карты, формы и т.п.). Во многом корреспондирует­ся с такими классификациями другой известный типичный иерархи­ческий состав документации систем управления качеством: первый уровень — общее руководство, которое описывает систему в целом в соответствии с политикой и целями в области качества; второй уро­вень — документированные процедуры системы, описывающие про­цессы управления качеством в подсистемах и подразделениях; тре­тий уровень — другие рабочие документы, включающие методиче­ские указания, инструкции, записи и т.п.

На предприятии управление качеством целесообразно базировать на целях, политике в области качества, мероприятиях К, требова­ниях спецификаций, процедурах управления процессами, РД, планах качества, СТП, НТД, НМД, в том числе технических регламентах, и другой документации по качеству. Этот комплекс документации при системном управлении качеством должен регламентировать взаимо-

280

а к

связь, взаимодействие и согласование всех элементов и подсистем, учитывать особенности и специфику предприятия и определенного вида продукции, а также охватывать вопросы, связанные с достиже­нием целей системы управления качеством на основе принципов управления на всех стадиях жизненного цикла продукции (услуг) и уровнях управления.

В состав НТД и НМД системы управления качеством предпри­ятия целесообразно включать взаимосвязанные общесистемные до­кументы системы общего УК, документы на каждую «продуктовую систему» и каждую систему управления качеством для внедоговор- ныхусловий (рис. 3.3.1).

Политика в области качества

Основополагающий НМД (СТП или Общее руководство по качеству)

Общие системные НМД (СТП и др. НМД)

Общесис­темные НМД
с

I

Общие функци­ональные НМД (СТП и др. НМД)

I

Общие обеспе­чивающие НМД (СТП и др. НМД)

Основополагающий НМД на /-ю «продуктовую» СМК (СТП или Руководство по качеству)

Целевые программы «Качество»

Общие «системно-продуктовые» НМД (СТП и др. НМД)

НТД и НМД

" к Специальные «функционально-продуктовые»

то вые» СМК НТД и НМД (СТП и др. НТД и НМД)

Специальные «параметрическо-продуктовые» НТД и НМД (СТП и др. НТД и НМД)

НТД и НМД Г на СМК для БУ 1_

Специальные «обеспечивающе-продуктовые» НТД и НМД (СТП и др. НТД и НМД)

Комплект документации СМКдлябесконтрактных ___ условий (БУ)

Рис. 3.3.1. Состав и взаимосвязи нормативной и технической документации системы управления качеством

Для общего управления

качеством такими, например, являются политика в области качества и основной стандарт СТП (или Общее руководство по качеству) — Общее руководство по качеству», а для «продуктовой систе­мы» — и СТП на конкретные виды продукции.

Вместе с тем, для достижения целей в области качества и ного функционирования всею предприятия руководство самостоятель­но определяет необходимый состав, объем и документирован- процессов в документации (но с учетом масштабов производства, сложности производственных процессов и продукции, обязательных требований и контрактных документов, внутренних решений предприятия, фебований международных и друго­го статуса стандартов, внешней информации, возможностей, стратегии и перспектив развития предприятия, и ожиданий бителей и других заинтересованных сторон).

В общем случае во всем арсенале возможной документации системы управления качеством можно выделить рад ее видов и документов, яв­ляющихся наиболее востребованными в настоящее время (табл.

ТаблицаЗ.З. I

Основные виды документов, наиболее часто используемые в системах управления качеством, и их характеристика

(с учетом ГОСТР ИСО 9000-2001)

Характеристика и пояснения к документу 2

Общие намерения и направления деятельности организа­ции в области качества, официально сформулированные высшим руководством (по ГОСТ Р ИСО 9000 -2001). Политика в области качества определяется, формируется и документируется высшим руководством организации Она должна быть согласована с общей политикой всей организации. В соответствии с примечанием в словаре, приведенном в ГОСТ Р ИСО 9000—2001, данная полити­ка обеспечивает постановку целей в области качества________________________________________________

Документы, устанавливающие требования к руководствам по качеству и планам качества (по ГОСТ Р ИСО 9000- 2001) Документ, определяющий систему менеджмента качества организации (по ГОСТ Р ИСО 9000-2001) Установленный способ осуществления деятельности или

процесса (по ГОСТ Р ИСО 9000 2000_____________

Документ обязателен только для ограниченного срока действия или без ограничения для предприятия (органи­зации), утвердившего его

Вид документа I

Политика в области качества

Специфика­ции

Руководство по качеству Процедура

Стандарт предпри­ятия (орга­низации)

1 2
План каче­ства Документ, определяющий какие процедуры и соответст­вующие ресурсы, кем и когда должны применяться к кон­кретному проекту, продукции, процессу или контракту (по ГОСТ Р ИСО 9000—2001). План качества, обычно являющийся результатом выполнения функции планиро­вания, может содержать ссылки на некоторые разделы руководств по качеству или процедуры
Целевая

программа

«Качество»

Адресный документ, содержащий цели и задачи в области качества, достижение которых должно обеспечиваться взаи­мосвязанными по срокам, ресурсам и исполнителям зада­ниями и комплексом мероприятий маркетингового, соци­ального, организационного, экономического, финансового, научно-технического и производственного характера
Запись Документ, содержащий достигнутые результаты или сви­детельства осуществленной деятельности (по ГОСТ Р ИСО 9000-2001)
Другие виды документов Регламенты, положения, инструкции, функциональные матрицы, программы, методики, оперограммы, отчеты, формы и

В настоящее время в управлении качеством стали уделять внима­ние документам, в основе которых лежат регламенты (табл. 3.3.2).

Таблица 3.3.2

Основные положения регламентов

Термин, объект регламента Определение термина, объекта регламента
Регламент

(от франц. —règlement

илат. regula — правило)

Свод правил, устанавливающий порядок функциони­рования, работы чего-либо (например, учреждения, системы, подсистемы, подразделений, элементов и т.п.) или ведения чего-либо (например, заседания, собрания, совещания и т.п.). Организационные регламенты слу­жат в качестве НТД и являются средством установления правил выполнения различного вида работ
Регламентация Установление определенных правил выполнения, проведения чего-либо
Регламентировать Подчинять, упорядочивать что-либо определен­ным правилам
Виды регламентов • Обший регламент (для системы в целом).

• Системный регламент (для целевой или другого предназначения

• Персональный регламент (для исполнителя)

Термин, объект регламента

Технический регламент

Организационный регламент

Общий регламент

Системный регламент

Определение термина, объекта регламента

Документ, который принят международным дого­вором России, ратифицированным в порядке, уста­новленном законодательством РФ или федераль­ным законом или указом Президента РФ, или по­становлением Правительства РФ, и устанавливает обязательные для применения и исполнения требо­вания к объектам технического регулирования (про­дукции, в том числе зданиям, строениям и сооруже­ниям, процессам производства, эксплуатации, хра­нения, перевозки, реализации и утилизации)

Документ, определяющий порядок функциониро­вания системы с учетом совокупности факторов, связанных причинно-следственными связями. Отображает модель системы и является источни­ком информации для ее анализа. Выступает в каче­стве нормативно-методической документации и служит средством ориентации исполнителей в ор­ганизационной системе, обеспечивает функциони­рование исполнителей во взаимосвязанной и взаи­модействующей системной среде

Определяет назначение, организацию и внешние связи исследуемой системы в целом. В него вклю­чаются главные характеристики организационной системы:

• целевое назначение;

• конечныере зультаты;

• функциональные обязанности;

• состав;

• организационная структура;

• целевое назначение структурных элементов;

• внешние связи

Включает характеристики, состав элементов и поря­док работы целевых систем. В нем определяются;

• целевое назначение системы;

• конечный результат;

• функциональные обязанности;

• организационная структура;

• внешние связи;

• целевые назначения структурных элементов (ис­полнителей);

• программные регламенты

Термин, объект регламента Определение термина, объекта регламента
Программные рег­ламенты системно­го регламента Часть системных регламентов, которые описывают технологию работы целевых систем (перечень и последовательность задач, решаемых исполните­лями). Они раскрывают порядок работы каждой технологической системы и включают в себя:

• перечень исполнителей;

• задачи, решаемые исполнителями для достижения конечного результата технологической системы;

• конечный и промежуточные результаты;

• последовательность решения задач (взаимо­связь результатов)

Персональный регламент Определяет характеристики, связи и порядок работы отдельных исполнителей. Он представляет третий уровень детализации в описании организационной системы и в основном характеризует организацион­ные отношения исполнителей. Назначение персо­нального регламента состоит в том, чтобы дать пред­ставление, какой вклад, каким образом и в каких ус­ловиях вносят исполнители в достижение целей ор­ганизационной системы. Целесообразно разрабаты­вать персональные регламенты для каждой целевой системы. В целом персональный регламент должен содержать следующие характеристики исполнителя:

• целевое назначение;

• конечные результаты;

• функциональные обязанности;

• внешние связи;

• программные регламенты;

• инструкции и методики решения задач;

• права;

• ответственность;

• стимулы

Программные рег­ламенты персо­нального регла­мента Часть персональных регламентов, которые предпи­сывают порядок действий исполнителя в процессе решения возложенных на него задач (обязанностей) в тех случаях, когда исполнителю приходится всту­пать во взаимодействие с другими исполнителями или внешними контрагентами. Их взаимодействие принимает форму технологической цепочки. Если исполнитель самостоятельно решает какие-либо задачи, то его работу регламентируют в виде мето­дик или инструкций, т.е. регламентация принимает форму предписывающего (требуется строгое вы­полнение) или инструктивного (в виде советов) описания решаемых задач
2 Р.

..

<< | >>
Источник: Мишин Виктор Михайлович. Управление качеством: Учебник для студентов вузов, обучающихся по специальности «Менеджмент организа­ции» (061100)/ В.М. Мишин — 2-е изд. перераб. и доп. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, - 463 с.. 2005

Еще по теме 3.3. Документационное обеспечение системного управления качеством 3.3.1. Состав документации систем управления качеством и методические основы их разработки:

  1. 3.4. Персонал и обеспечение системного управления качеством 3.4.1. Роль персонала и основные направления их деятельности по системному управлению качеством
  2. 5.5. Статистические методы управления качеством, их информационное обеспечение и компьютерное моделирование 5.5.1. Состав и общая характеристика статистических методов управления качеством
  3. 1.4. Специальные функции управления качеством 1.4.1. Формирование специальных функций системы управления качеством на основе требований стандартов
  4. 3.1.4. Методические положения проектирования систем управления качеством
  5. 3.2. Подтверждение соответствия и сертификационное обеспечение управления качеством 3.2.1. Общие положения подтверждения соответствия продукции и систем управления качеством
  6. 19.1. СОВРЕМЕННАЯ КОНЦЕПЦИЯ УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ 19.1.1. КОМПЛЕКСНАЯ СИСТЕМА УПРАВЛЕНИЯ КАЧЕСТВОМ
  7. 3.3.2. Структура и порядок разработки основных документов систем управления качеством
  8. 3.1.3. Методические положения предпроектной подготовки организационного проектирования систем управления качеством
  9. 3.5. Информационное обеспечение управления качеством 3.5.1. Общие положения информационного обеспечения управления качеством
  10. 3.1.6. Трудности реализации системного управления качеством
  11. 3.6. Организационно-методические положения обучения и повышения квалификации кадров по управлению качеством 3.6.1. Общие положения и организационно- методические направления улучшения обучения и повышения квалификации кадров по управлению качеством
  12. 3.4. Существующие системы управления качеством 3.4.1. Система тотального управления качеством