1.8.6. Методы аудита и самооценки

Метод аудита

В последние годы в практике проверок различных видов деятель­ности промышленных предприятий широко стал использоваться ме­тод аудита.

В России аудит (от лат. «слушать») впервые стал проводиться во времена Петра 1 для решения вопросов, связанных с имущест­венными спорами в армии, а в дальнейшем аудит стал применять­ся в финансовой и других областях деятельности организаций раз­личного иерархического уровня. В сравнении с государственным или ведомственным надзором аудит, как правило, более демокра­тичен, профессионален и его результаты обычно позитивнее.

С точки зрения универсального использования аудита существу- ютнеоднозначные определенияэтого термина, например:

♦ «Аудиторская деятельность, аудит — предпринимательская дея­тельность по независимой проверке бухгалтерского учета и фи­нансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивиду­альных предпринимателей» (Закон РФ «Об аудиторской дея­тельности» № 120-ФЗ от 07.08.2001 г.).

♦ «Аудит (проверка) — систематизированный, независимый доку­ментированный процесс получения свидетельства аудита (про­верки) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (провер­ки)». Свидетельства аудита здесь понимаются как «записи, из­ложение фактов или другой информации, связанной с крите­риями аудита (проверки) и которая может быть проверена», а критерии аудита (проверки) необходимо воспринимать как «со­вокупность политики, процедур или требований, которые при­меняются в виде ссылок» (ГОСТ Р ИСО 9000—2001 «Система менеджмента качества. Основные положения и словарь»).

♦ «Аудит: 1) частный случай верификации типового представления объекта исследования экспертом — специалистом в областях бухгалтерского учета и экономического анализа; 2) совокупность специальных методов экономического исследования системы управления юридическим лицом; 3) (внешний или внутренний аудит) относительно независимое исследование финансовых отчетов или относящейся к ним финансовой информации об объекте для подтверждения их достоверности; 4) метод инверс­ной (на основе ретроспективного анализа данных бухгалтерско­го учета) верификации текущей деятельности предприятия с це­лью получения заключения о правильности модели и системы бухгалтерского учета, достоверности используемой информа­ции; 5) метод разработки решений по улучшению деятельности предприятия, повышению эффективности бухгалтерского учета на предприятии» {ГлущенкоВ.В., Глущенко И.И.

♦ признавать аудит не только предпринимательской деятельно­стью по независимой проверке, проводимой свободной от ауди­руемой (проверяемой) организации третьей стороной, но и а) работой некоммерческого вида (проводимой, например, вто­рой стороной — союзами потребителей и т.п.) и 6) работой внут­реннего характера (проводимой, в частности, подразделениями и определенными работниками своей организации или от их имени другой организацией, а также работой, осуществляемой непосредственно самими работниками на основе самооценки системы, подсистемы и т.п.);

♦ распространять возможную сферу проверок на весь спектр дея­тельности предприятия во внешней среде, а не только на бухгал­терский учет и финансовую (бухгалтерскую) отчетность или только отдельные подсистемы предприятия (например, только на систему менеджмента качества и/или подсистему управления охраной окружающей среды).

Целью аудита является выражение мнения аудиторов о достовер­ности и соответствии аудируемых объектов предъявляемым к ним требованиям. Здесь под достоверностью следует понимать меру точ­ности проверяемых данных и, в конечном итоге, определять место аудируемых объектов и на их основании делать достаточно объектив­ные выводы и принимать обоснованные решения. При этом нельзя аудит подменять государственным контролем, осуществляемым в соответствии с законодательством РФ уполномоченными органами государственной власти. Нельзя также аудит рассматривать полно­стью тождественным исследованию, так как у проверок и исследова­ния, как правило, разные цели. Такого рода проверки в большей час­ти не предусматривают выявление причин и не намечают меры по устранению выявленных недостатков в аудируемой организации. Ау­дит, несомненно, соотносится с исследованием как часть последнего, результаты аудита могут служить полезным информационным мате­риалом для различного вида оценок, в том числе при определении уровня качества и развития системы управления качеством.

По видам аудит, в зависимости от решаемых аудируемым предприятием задач в области управления качеством, условно можно подразделить на внутренний и внешний (рис. 1.8.1). При этом он мо­жет быть обязательным и инициативным. При проверке системы предприятия одновременно несколькими организациями аудит на­зывают совместным.

Аудит

Внутренний

осуществляется: первой стороной — самим пред­приятием; от имени первой стороны другой орга­низацией или совместно — первой стороной с при­влечением другой организации для внутренних целей, в том числе для декларирования своего со­ответствия предъявляемым требованиям; непо­средственно самими работниками на основе само­оценки

Внешний

осуществляется второй стороной — организа­цией, потребителем или от его имени, а также осуществляется треть­ей стороной — незави­симой организацией

Рис. 1.8.1. Классификация видов аудита в зависимости от решаемых предприятиями задач

Внутренний и внешний аудиты могут принципиально не отли­чаться по используемым методологическим положениям, но внеш­ние проверки всегда нейтральны по отношению к аудируемой орга­низации. Это определяется тем, что его проводят работники другой организации. Внешние проверки осуществляются, как правило, по заявке или, при необходимости, по заказу компетентных организаций.

Следует отметить, что оценка систем управления качеством мо­жет быть признана комплексной, так как здесь оцениванию подверга­ется очень широкий спектр подсистем организации и их элементов.

Внешние оценки, проводимые независимыми организациями (например, по заказу первой стороны или в ряде других случаев), имеют достоинства и недостатки по сравнению с

внутренними проверками (табл.

Для повышения организованности проведения аудита следует разрабатывать программу оценки, которая может представлять со­бой совокупность одной или нескольких оценок, запланированных на конкретный период времени и направленных на достижение конкретной цели.

Свидетельство оценки в этом случае следует понимать как запи­си, включающие изложение фактов и другой информации. Такой

документ составляется для того, чтобы при необходимости оценка могла быть перепроверена. Свидетельство базируется на использо­вании количественных и/или качественных характеристик объектов оценивания.

По результатам аудита обычно оформляется официальный доку­мент — аудиторское заключение, которое предназначено для заказчи­ков и пользователей аудируемых организаций.

Организация проведения аудита заключается в упорядочении всех действий служб и работников, участвующих в аудиторских работах. При этом следует учитывать методологию и методику его проведения.

Особое место при проведении аудита занимают принципы. имею­щие непосредственное отношение к аудиторам, участвующим в ауди­торских работах:

♦ профессионализм, компетентность (поддерживающиеся на долж­ном уровне периодическим повышением квалификации, перио­дической аттестацией);

♦ опытность (включающая опыт применительно к аудируемой организации, процессу или деятельности, подвергаемым ау­диту, а также знание языка и культуры страны, где он прово­дится);

♦ этичность и тактичность поведения (доверие, честность, соблю­дение конфиденциальности, вежливость и т.п.);

♦ прилежание;

♦ логичность и здравый смысл;

♦ деловитость;

♦ способность к объективным оценкам;

♦ образованность и широкая эрудиция;

♦ выдержанность;

♦ пунктуальность;

♦ умение слушать собеседника;

♦ сосредоточенность;

♦ доброжелател ьность;

♦ коммуникабельность;

♦ принципиальность;

♦ наблюдательность;

♦ неподкупность;

♦ достойная оплата труда (при этом следует использовать извест­ное правило: «Проверяющий не может оплачиваться ниже про­веряемого»);

♦ способность к анализу.

Среди основополагающих принципов, относящихся непосредст­венно к процессу аудита, необходимо соблюдать, как минимум, следующие: независимость; систематичность; беспристрастность; объективность; воспроизводимость и проверяемость результатов аудита; соблюдение закона и установленных правил; документи- ро ванн ость.

В дополнение к этому следует отметить, что аудиторы обязаны:

♦ по запросу аудируемой организации предоставлять необходимую информацию;

♦ все работы проводить в сроки, установленные договором оказа­ния аудиторских услуг;

• обеспечивать сохранность документов, получаемых и составляе­мых в ходе аудиторской проверки, и без согласия аудируемой организации не разглашать их содержание.

Как правило, при проведении аудита аудиторы имеют право (ис­ключение могут составить внутренние аудиты, проводимые от имени первой стороны другой организацией или совместно первой сторо­ной с привлечением другой организации для внутренних целей):

• самостоятельно определять формы и методы проведения аудита;

• проверять в полном объеме документацию, связанную с объек­том аудита аудируемой организации;

• получать у должностных лиц аудируемой организации разъясне­ния в устной и/или письменной формах по возникшим в ходе аудиторской проверки вопросам;

• отказаться от проведения аудиторской проверки или от выраже­ния своего мнения о проверяемом объекте в достаточно объек­тивных случаях (например: при непредставлении аудируемой организацией всей необходимой для проверки информации; в случае оказания давления на аудиторов, что может повлиять на результат проверки).

Алгоритмы проведения внутреннего и внешнего аудита во мно­гом похожи, в своей основе они содержат указанные выше этапы программы аудита. (Пример такого алгоритма для внутреннего ауди­та представлен на рис. 1.8.2.)

Рис. 1.8.2. Примерный алгоритм проведения внутреннего аудита предприятия

Следует отметить, что при проведении аудита во многом исполь­зуются те же методы, что и при традиционных исследованиях орга­низационно-экономических систем.

Во многих случаях возникает потребность в проведении внутрен­него аудита иных сфер деятельности предприятий, основывающегося на самооценках. Именно им в современном системном управлении качеством отводится существенная роль в улучшении деятельности предприятий в области качества.

Самооценка управления качеством — всесторонний и систематиче­ский анализ и оценивание работниками предприятия рассматривае­мого вида управления на соответствие результатов функционирова­ния целям и предъявляемым требованиям. На нынешнем этапе раз­вития системного управления качеством такими требованиями яв­ляются те, которые приведены в стандартах ГОСТ Р ИСО серии 9000—2001. Итогом оценивания является мнение о результативности, эффективности, зрелости и развитии управления качеством. Целью самооценки, как правило, является разработка рекомендаций и меро­приятий по улучшению деятельности в области качества. Соответствен­но самооценка основывается на сравнении результатов функциониро­вания процессов управления качеством с достигнутыми целями и пока­зателями. Данный метод обладает простотой и малой

При проведении самооценки системного управления качеством мо­гут использоваться разнообразные модели. Одним из примеров исполь­зования модели самооценки может служить оценивание системы управ­ления качеством на соответствие требованиям, предъявляемым усло­виями различных конкурсов на получение международных, националь­ных, региональных и других премий различного уровня и статуса. Независимо от модели этот метод самооценки позволяет:

• малыми затратами оперативно проводить оценку за счет внут­ренних ресурсов одним или группой работников оцениваемой организации (обязательно при участии и/или поддержке высше­го звена управления);

• применять оценку как ко всей системе управления качеством, так и к ее любой составной части и процессу;

• проводить оценку системы управления качеством с необходимой детализацией и глубиной;

• определять направления улучшения системы управления качест­вом на основе реальных возможностей и ресурсов организации.

Сущность одного из методов самооценки системы управления ка­чеством заключается в сравнении фактического состояния дел в облас­ти качества, например, с положениями ГОСТ Р ИСО на основе балльного метода оценивания в диапазоне 1—5 баллов (1 балл присваивается в случае отсутствия в оцениваемой системе формализо­ванных положений стандарта или в случае их невыполнения)

Для проведения самооценки целесообразно предварительно раз­работать анкету с вопросами (примеры вопросника для самооценки системы М К приведены в Приложениях 2, 3).

Результаты самооценки могут отражаться различными способа­ми. Один из вариантов представлен в табл. 1.8.5.

Проведение самооценки систем управления качеством не подме­няет внутренние аудиты и анализ на соответствие моделям премий по качеству.

По результатам самооценки можно определить, например, уро­вень развития СМ К (табл. 1.8.6), результирующая оценка которого может быть рассчитана по следующей формуле:

где п - число учитываемых показателей; - фактическая самооценка /-го объекта, баллы (от 1 до 5); Р, _0а, — базовое значение оценки /-го объ­екта, баллы (например, для каждого объекта Р, _с,._и = 5; в этом случае зна­менатель будет равен п • 5).

При таком подходе, чем выше уровень СМ К. тем ближе он к единице.

Еще одним способом расширения области применения самооце­нок является участие предприятии в конкурсах, например, на получе­ние премий. Премии в области качества и конкурентоспособности для предприятий имеют различные уровни:

• международный;

• федеральный, государственный;

• региональный (в субъекте РФ, регионе);

• городской; районный:

• уровень холдинга и других объединений предприятий.

В настоящее время существуют премии правительств субъектов РФ (в некоторых субъектах РФ), Премия Правительства РФ в области качества и др. В мировой практике также существуют престижные премии, например: приз «За высокое качество на мировом уровне» Всемирного клуба предпринимателей; приз «Золотой Глобус» Фонда содействия Востоку; приз «Золотая звезда за качество» Клуба менед­жеров торговли (в него входят представители 120 стран): «Европей­ская премия за качество» (с 1990 г.); «Премия Малкольма Болдрид- жа» (США), присуждаемая с 1987 г.; «Приз Эдвардса Деминга» (Япо­ния), присуждаемый промышленным предприятиям за достижения в области качества с 1951 г.; «Шведская национальная премия за каче­ство» и ряд других.

Объект самооценки (пункт ГОСТ РИС О 9004-2001)

объекта самооценки и соответствия {. несо­ответствия) его требованиям, от­вет на вопрос

I Причина несоответствия фактического состояния объекта самооценки требуемому

Количественная оценка фактического состояния объекта самооценки, балл (I—5 баллов)