<<
>>

Осуществление внутрихозяйственного контроля

В системах бухгалтерского учета можно найти различные пути для мошенничества и других злоупотреблений. Здесь мы рассмотрим несколько наиболее уязвимых областей, а также приведем некоторые комментарии относительно того, Как избежать неприятностей.

Контроль кредиторской задолженности

Кредиторская задолженность — это одна из наиболее уязвимых областей для мошенничества применительно к любой компании. Хотя это и не источник высоколиквидных наличных денег, это основное направление расходования средств компании. Оплата поставщикам за товары и услуги, которые никогда не будут поставлены или оказаны, поддельные счета-фактуры или измененные итоги — все это требует приложения определенных умственных усилий, а не просто отсутствия совести, чтобы запустить руку в кассу. Но хищение кредиторской задолженности стоит тех усилий, которые приходится прикладывать наиболее предприимчивым сотрудникам.

Как мы уже отмечали ранее, хорошим способом борьбы с различными злоупотреблениями является разделение обязанностей, например, таких, как санкционирование оплаты, учет оплаты и расходование средств, между различными сотрудниками. Это снизит вероятность мошенничества и, таким образом, будет способствовать сохранению активов компании. (Конечно, чем больше операций связано с наличностью, тем выше риск мошенничества.) Рассмотрим следующую ситуацию.

>- Когда рабочие разгружают товары на складе, заведующий складом проверяет соответствие полученных товаров счету-фактуре, а рабочие складируют их как положено.

>- Бухгалтерия отражает сумму по счету-фактуре как кредиторскую задолженность, сверяясь с бланком заказа на покупку данных товаров. Для проверю правильности проводки может потребоваться подпись еще одного лица.

Подсказка

Требования к вашей системе внутрихозяйственного контроля могут изменяться по мере того, как будут меняться условия деятельности и сотрудники компании.

Удостоверьтесь, что банковские карточки и образцы подписей изменены соответствующем образом, прежде чем они вам понадобятся.

>- Чеки хранятся у третьего лица, не являющегося сотрудником бухгалтерии и ш имеющего отношения к учету, которое У выдает их сотруднику бухгалтерии. Чек» отрываются согласно графику оплаты, ус-тановленному сотрудником бухгалтерии. >¦ Сотрудник, ответственный за расходование средств, например финансовый директор, подписывает чеки после ознакомления с работой, проделанной бухгалтерией. Неиспользованные чеки возвращаются третьему лицу, которое проверяет число использованных чеков и число оставшихся чеков. В данном случае мы предполагаем, что данные в аналитическом регистре учета кредиторской задолженности совпадают с данными в Главной книге. И это также важно с точки зрения обеспечение сохранности активов. Чек никогда не бу-® дет выписан, если итоги Главной книги и аналитического регистра не будут совпадать.

>нтроль дебиторской задолженности

раз, разделение обязанностей — это ключ к сохранности активов компа- и, и в том числе дебиторской задолженности. Конечно, продавец сам вряд ли дет отражать реализацию товаров в регистре учета дебиторской задолжен- сти. Это делает кто-нибудь из сотрудников бухгалтерии, выполняя все необ- димые процедуры, чтобы убедиться, что сумма отражена правильно. Основ- 1М источником информации, на который следует опираться бухгалтеру, в ином случае является выписанный счет-фактура.

хгда приближается момент получения денег от покупателя, целесообразно ручить двум разным сотрудникам следующие обязанности: один из них дол- зн принять оплату, а другой должен отразить это соответствующим образом Равной книге. Лицо, получившее чек, которое может и не являться сотрудни- м бухгалтерии, должно зарегистрировать оплату, передать чек в банк, подго- вить необходимую документацию и передать ее для того, чтобы можно было елать соответствующие записи в регистре учета дебиторской задолженнос- . Необходимая документация может включать выписку банка, корешки че- 1В и ксерокопии самих чеков.

этого метода два преимущества. Кроме того что снижается риск незаконного >исвоения средств, перечисленных покупателем в качестве оплаты товаров л услуг, повышается скорость обработки чеков и подготовки всей необходи- )й документации.

онтроль запасов

( ¦ ¦

Будьте осторожны!

В большинстве случаев финансовый директор и ' руководители других отделов компании ответственны за систему внутрихозяйственного контроля. Однако, если у кого-либо из них есть серьезные личные проблемы, особенно финансового характера, они не должны иметь подобных полномочий, вне зависимости от их служебного положения. Иногда в условиях кризисной ситуации человек может менять свои суждения и, будучи в обычной ситуации честным и заслуживающим доверия, сделать ошибку.

амая большая проблема, конечно, это запа- .1, исчезающие среди ночи в неизвестном шравлении. Наилучшим средством внут- 1хозяйственного контроля в этом случае 1ляется оперативное ведение записей, что )зволит иметь информацию о состоянии и эстонахождении запасов по мере их дви- ения по этапам производственного цикла 1лоть до готовой продукции, или система зпрерывного учета запасов. Если вы будете ^едовать рекомендациям, данным в главе, эсвященной управлению запасами, вы бу- зте обладать исчерпывающей информаци- 1 о состоянии и местонахождении запасов любой момент времени и сможете срав- лть ее с фактическим наличием запасов, онечно, это подразумевает проведение нвентаризации запасов, результаты ко торой можно сравнить с информацией, отраженной в учете. Но чем чаще вы будете проводить инвентаризацию запасов, тем меньше будет возможности для хищений и воровства. Это также лишний раз напомнит заведующему складом о его материальной ответственности за сохранность запасов. Вообще, чем больше уверенности вы демонстрируете относительно сохранности ваших запасов, тем менее вероятно, что кто-либо из сотрудников захочет на них посягнуть.

<< | >>
Источник: М. Макиан. Финансы и бухгалтерский учет. 2004

Еще по теме Осуществление внутрихозяйственного контроля:

  1. 6.4. Пути совершенствования финансового контроля в России
  2. Организация внутрихозяйственного контроля
  3. Осуществление внутрихозяйственного контроля
  4. Тема 3. Финансовый контроль в Российской Федерации
  5. Тема 15. ВАЛЮТНОЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВО И ВАЛЮТНЫЙ КОНТРОЛЬ
  6. Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита
  7. Виды и методы контроля
  8. Требования к руководителям и сотрудникам внутреннего аудита и контроля. Ревизионные комиссии
  9. 46. Общие методические подходы к организации контроля с использованием методов и процедур экономического анализа
  10. 2.2. Формы и методы финансового контроля
  11. § 2. Финансовый контроль: понятие, задачи и виды
  12. 2.2. Формы и методы финансового контроля
  13. 2.2. Формы и методы финансового контроля
  14. 3.6. Государственный и муниципальный финансовый контроль