<<
>>

2.4. Требования, предъявляемые к бухгалтерским документам

При проведении судебно-бухгалтерской экспертизы к бухгалтер­ским документам предъявляются определенные процессуальные требования. В процессе судебно-бухгалтерской экспертизы необхо­димо учитывать общие требования к оформлению бухгалтерских документов, которые регулируются нормами законодательства в об­ласти бухучета.
Они позволяют оценить доброкачественность доку­мента, установить оправданность, достоверность, законность, целе­сообразность совершаемой хозяйственной операции.

Организация бухучета предполагает оформление различных учетных документов на каждой стадии учетного процесса. К учет­ным документам относятся первичные и сводные бухгалтерские до­кументы, учетные регистры.

В соответствии с п. 1 ст. 9 Закона о бухучете все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправ­дательными документами. Они служат первичными учетными до­кументами, на основании которых ведется бухучет. В соответствии с общими принципами бухучета каждая хозяйственная операция должна быть документально оформлена непосредственно в момент ее совершения, а если это невозможно осуществить, то непосредст­венно после ее окончания.

Документ — письменное свидетельство, доказательство какого- либо действия. Первичный документ — бухгалтерский документ, составленный в момент совершения хозяйственной операции, под­тверждающий факт ее совершения, раскрывающий ее содержание и юридически закрепляющий факт ее совершения. Бухгалтерский до­кумент должен содержать достоверные данные.

Первичные учетные документы составляются по унифициро­ванным формам, которые содержатся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. К бухучету принимаются только первичные учетные документы, составленные по форме. Ес­ли унифицированная форма первичного документа отсутствует, в организации должна быть разработана форма первичного учетного документа. Разработанные формы первичных учетных документов прилагаются к учетной политике для целей бухучета и подлежат ут­верждению.

Первичные документы для придания им юридической силы должны содержать следующие обязательные реквизиты: название документа; дату составления документа;

наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции;

измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, и правильность ее оформления;

• личные подписи ответственных лиц.

В зависимости от характера операции, требования нормативных актов и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты (но­мер документа, название и адрес организации, основание для со­вершения хозяйственной операции, зафиксированной документом, другие дополнительные реквизиты). Применение устаревших и про­извольных форм документов не допускается.

Первичные документы, не соответствующие требованиям оформ­ления, не имеют юридической силы, а хозяйственные операции, оформленные соответствующими документами, признаются неоп­равданными. При отсутствии первичного документа операция явля­ется неоправданной, неподтвержденной, незаконной, экономически необоснованной.

При судебно-бухгалтерской экспертизе выявлены наруше­ния порядка документального оформления списания имущества организации.

В законодательстве в области бухучета отмечено, что основ­ная задача учета материально-производственных запасов — кон­троль над сохранностью запасов в местах их хранения (эксплуа­тации) и на всех этапах их движения (п. 6 Методических указа­ний по бухучету материально-производственных запасов). Ос­новное требование, предъявляемое к бухучету материально- производственных запасов, — сплошное, непрерывное и полное отражение движения (прихода, расхода, перемещения) и нали­чия запасов (п. 7).

Организация может осуществлять отпуск материалов своим подразделениям без указания назначения. В этой ситуации ма­териалы считаются в подотчете у получившего их подразделе­ния.

При этом на фактически израсходванные материалы под­разделением-получателем необходимо оформлять акты расхода (п. 98 Методических указаний по бухгалтерскому учету матери­ально-производственных запасов).

Форма акта может утверждаться на уровне организации. Од­нако в акте расхода в обязательном порядке следует указать на­звание, количество, учетную цену и сумму по каждому наимено­ванию. Списание материалов и отнесение их стоимости на затра­ты производства (в зависимости от того, на какие цели израсхо­дованы материалы) производится на основании акта расхода.

На основании Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов списание мате­риалов со счетов учета запасов должно осуществляться по актам на списание материалов. Причины списания должны быть чет­ко оговорены: пришедшие в негодность по истечении сроков хранения; морально устаревшие; при выявлении недостач, хи­щений или порчи, в том числе вследствие аварий, пожаров, стихийных бедствий (п. 124). В акте на списание материалов указываются: название списываемых материалов и их отличи­тельные признаки; количество; фактическая себестоимость; ус­тановленный срок хранения; дата (месяц, год) поступления ма­териалов; причина списания (п. 126). Акт утверждается руково­дителем организации.

В процессе производства судебной экспертизы было установле­но, что:

• в организации имеются в наличии акты на списание лишь от­дельных видов имущества, пришедших в ветхость и негодность, которые не соответствуют требованиям оформления документов;

• списание осуществляла комиссия в составе директора, главного бухгалтера, механика (при этом состав комиссии приказом ди­ректора не утвержден). Отсутствовали подпись механика, а так­же другие необходимые реквизиты (срок хранения, дата поступ­ления, причина списания);

• вновь приобретенные объекты (новые) списывались как ветхие и негодные;

• аналитический учет инвентаря в организации не велся.

В данном случае списание основных средств в организации не отвечает законодательству.

Организация вправе списывать . на общепроизводственные расходы основные средства стоимостью до 10 тыс. руб. на осно­вании п. 18 Положения по бухучету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01). Однако при этом списание основных средств долж­но оформляться актами о списании по форме № ОС-4 (п. 78 Методических указаний по бухучету основных средств). В акте о списании должна указываться причина списания объекта. Такие акты в организации отсутствовали, хотя акт о списании являет­ся документальным подтверждением суммы расходов, связан­ных с выбытием основных средств.

Должен быть организован строгий контроль над дальней­шим движением имущества организации. Наличие такого кон­троля подтверждают первичные и аналитические учетные доку­менты, которые должны оформляться в организации (инвентар­ные карточки, аналитически карточки, книги, ведомости анали­тического учета). Такие документы в организации отсутствовали (за исключением некоторых инвентарных карточек на объекты основных средств). Это позволило сделать вывод о том, что в организации отсутствовал контроль над движением имущества (п. 18 Положения по бухучету «Учет основных средств» (ПБУ 6/01), п. 3 Положения по бухучету «Учет материально- производственных запасов» (ПБУ 5/01), утвержденное приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. № 44н).

Таким образом, документальное оформление списания имущества не отвечало требованиям законодательства. Оформ­ление актов является обязательным условием списания стоимо­сти основных средств и ИХП на затраты. В противном случае на основании п. 1 ст. 9 Закона о бухучете операции признаются неоправданными. Кроме того, организация допустила налоговое

правонарушение, необоснованно завысив сумму расходов и за­низив налогооблагаемую прибыль, тем самым недоплатив налог на прибыль в бюджет.

В соответствии с Положением о документах и документооборо­те в бухучете при составлении документов должны соблюдаться следующие правила:

• документы могут составляться на бумажных и машинных носи­телях информации;

• записи в первичных документах должны производиться черни­лами, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих маши­нок, принтеров и другими средствами, обеспечивающими со­хранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записей простой карандаш;

• свободные строки в первичных документах подлежат обязатель­ному прочерку;

• первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использо­вания: при ручной обработке — дату записи в учетный регистр;

• в денежных документах не допускаются исправления, подчист­ки, помарки. Такой документ считается недействительным и не подлежит исполнению;

• все документы, приложенные к приходным и расходным кассо­вым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гаше­нию штампом или надписью от руки «Получено» или «Оплаче­но» с указанием даты (числа, месяца, года);

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22 сентября 1993 г. № 40 (см. письмо Банка России от 4 октября 1993 г. № 18), приходные кассовые ордера и квитанции к ним, рас­ходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны за­полняться четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выпи­саны на машине (пишущей или вычислительной). Подчистки, по­марки и исправления в этих документах не допускаются.

При хранении регистров бухучета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Для исправления ошибочных записей в бухучете применяется несколько способов.

Корректурный способ заключается в зачеркивании неправильно­го текста или суммы и надписании над зачеркнутым правильного текста или суммы. Зачеркивание производится одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. При этом надо зачерки­вать всю сумму, даже если ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки должно быть оговорено и подтверждено: в

документе — подписями соответствующих лиц, в учетных регистрах и табуляграммах — подписью лица, производившего исправление. Оговорка дается на полях книги, карточки, журнала-ордера против строки исправленной записи. В документах, оформляющих денеж­ные операции, кассовых ордерах, чеках, банковских платежных требованиях и поручениях, исправления даже и оговоренные, не допускаются.

Эти документы при наличии в них ошибок подлежат замене новыми. Порядок исправления в банковских документах ус­танавливается правилами банка.

Корректурным способом пользуются для исправления ошибок, допущенных в результате описок, неправильного подсчета итогов, а также записи операции не в тот учетный регистр, который указан в бухгалтерской проводке. Этот способ применим, если ошибки обна­ружены в регистрах журнально-ордерной формы счетоводства до проставления в них итогов, а также в учетных регистрах мемориаль­но-ордерной формы учета до представления бухгалтерского баланса и если их исправление не требует изменения мемориального ордера.

После перенесения итогов регистра в главную книгу никакие исправления не допускаются. В этом случае на сумму допущенной ошибки бухгалтерия оформляют справку, данные которой заносят в главную книгу отдельной строкой. Эти справки хранятся обособ­ленно при соответствующих учетных регистрах.

Дополнительная проводка применяется, когда в регистрах запи­сана сумма меньше действительной. Она используется, если:

• корреспонденция счетов указана правильно, но в меньшей сум­ме, чем следовало;

• фактическая себестоимость продукции (изделия) выше норма­тивной (плановой).

Способ красного сторно (отрицательная запись) применяется для исправления ошибочной корреспонденции счетов или большей, чем, следовало, суммы. Исправительная проводка или сумма запи­сывается в учетные регистры красными чернилами. При подсчетах суммы, записанные красными чернилами, не прибавляются, а вы­читаются из итогов. Следовательно, красная сторнировочная запись полностью аннулирует запись. Одновременно обычными чернилами составляется проводка, правильно отображающая произведенную операцию. При помощи способа красного сторно исправляются ошибки до и после подсчета итогов, в том числе ошибки, допущен­ные в предыдущих отчетных периодах.

В кассовой книге допускаются исправления, которые должны быть обязательно оговорены и заверены подписями кассира и глав­ного бухгалтера. В кассовой книге не допускаются подчистки.

Дополнительные требования к порядку создания первичных доку­ментов, фиксирующих факты совершения кассовых операций, опера­ций с товарно-материальными ценностями, кредитных и расчетных обязательств, определяются дополнительными нормативными актами.

Для организации первичного учета в организации следует опре­делить круг лиц, имеющих право на составление первичных доку­ментов. Для определения круга этих лиц используют должностные инструкции и технологию обработки документации в бухгалтерии организации.

Руководитель по согласованию с главным бухгалтером утверж­дает перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов (п. 3 ст. 9 Закона о бухучете). Первичные документы по учету де­нежных средств подписываются руководителем и главным бухгалте­ром или лицами, которым предоставлены такие полномочия на ос­новании приказа руководителя организации.

Первичные документы должны подписываться только уполно­моченными на то лицами, причем эти же лица отвечают за состав­ление бухгалтерского документа.

Лица, составившие и подписавшие документы, обеспечивают своевременное и надлежащее оформление первичных учетных до­кументов, передачу их в установленные сроки для отражения в бу­хучете, а также достоверность содержащихся в них данных.

Для систематизации однородных хозяйственных операций ис­пользуют сводные документы, в которые заносят показатели сгруп­пированных хозяйственных операций (например, товарные отчеты, отчеты кассира, свод начислений заработной платы).

Первичные и сводные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Она осуществляется по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения рек­визитов) и содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей).

Движение первичных документов в бухучете регламентируется графиком документооборота. Документооборот включает создание или получение документа от других организаций, принятие его к учету, обработку и передачу документа в архив. График документо­оборота прилагается к учетной политике организации.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается прика­зом руководителя организации.

График документооборота устанавливает в организации рацио­нальный документооборот, т.е. предусматривает оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первич­ным документом, определяет минимальный срок его нахождения в подразделении. К тому же график документооборота способствует улучшению всей учетной работы в организации, усилению кон­трольных функций бухучета, повышению уровня автоматизации учетных работ.

График документооборота оформляется в виде схемы или переч­ня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняе­мых каждым подразделением организации, а также всеми исполни­телями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщи­ки, работники планово-экономического, финансового отделов, от­делов труда и заработной платы, маркетинга, кладовщики, подот­четные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику до­кументооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выпис­ка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и под­разделения организации, в которые представляются эти документы.

При разработке графика документооборота используются норма­тивные документы, регулирующие порядок организации учета по раз­делам учета. Так, при определении сроков сдачи отчетов кассира в бухгалтерию используется п. 24 Порядка ведения кассовых операций. Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассо­выми документами под расписку в кассовой книге.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухучете и отчетности, достоверность содержащихся в документах данных несут лица, соз­давшие и подписавшие эти документы. Контроль над соблюдением исполнителями графика документооборота осуществляет главный бухгалтер организации.

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах ин­формация, необходимая для отражения в бухучете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах. Учетные регистры — это отдельные листы, ведомости, журналы, книги, машинограммы, а также диски, дискеты и другие машинные носители, в которых осуществляется группировка однородных фактов для отражения на бухгалтерских счетах. Учетные регистры различают по характеру бухгалтерских записей, объему содержания, внешнему виду и спо­собу записи. Учетные регистры делятся на регистры синтетического и аналитического учета.

К ведению учетных регистров предъявляются следующие требования:

• запись в них осуществляется ручным или автоматизированным способом в зависимости от формы ведения бухучета;

• записи производятся аккуратно, кратко, четко, разборчиво. Ис­правление ошибки в регистре бухучета должно быть обосновано

и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с ука­занием даты исправления;

• хозяйственные операции должны группироваться в регистрах бухучета по соответствующим счетам бухучета;

• регистры подразделяются на хронологические и систематиче­ские. В первых записи о хозяйственных операциях делаются в хронологическом порядке по мере их совершения, во вторых — группируются по определенным признакам;

• при хранении регистров бухучета должна обеспечиваться их за­щита от несанкционированных исправлений.

Правильность отражения хозяйственных операций в регистрах бухучета обеспечивают лица, составившие и подписавшие их.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы подлежат обязательной передаче в архив. При организа­ции архива следует руководствоваться Законом о бухучете и Поло­жением о документах и документообороте. Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы до передачи их в архив должны храниться в бухгалтерии в специальных помещени­ях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполно­моченных главным бухгалтером. Бланки строгой отчетности долж­ны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Первичные документы текущего месяца, относящиеся к опреде­ленному учетному регистру, комплектуются в хронологическом по­рядке и сопровождаются справкой для архива. Отчеты кассира, аван­совые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные ра­порты) могут храниться непереплетенными, но подшитыми в пап­ках во избежание их утери или злоупотреблений. Перечень и сроки хранения документов в организации утверждены Руководителем федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. В этом до­кументе определено, какие документы передаются в архив, а какие по истечении определенного срока уничтожаются в организации.

Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухучета и отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (п. 1 ст. 17 Закона о бухучете). При этом рабочий план счетов бухучета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организаци­ей не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Сохранность первичных документов, учетных регистров, бухгал­терских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обес­печивает главный бухгалтер организации. Выдача документов из ар­хива производится только по распоряжению главного бухгалтера.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководи­тель назначает приказом комиссию по расследованию причин про­пажи, гибели. В необходимых случаях для участия в работе комис­сии приглашаются представители следственных органов, охраны и пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются ак­том, который утверждается руководителем организации.

<< | >>
Источник: Под ред. Е.Р. Россий­ской, Н.Д. Эриашвили. Судебно-бухгалтерская экспертиза: учеб. пособие для сту­дентов вузов / [Е.Р. Российская и др.];. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, - 351 с.. 2007

Еще по теме 2.4. Требования, предъявляемые к бухгалтерским документам:

  1. 16.3. Особенности рассмотрения дел с участием иностранных лиц. Судебные поручения. Требования, предъявляемые к документам иностранного происхождения
  2. 26.2. Требования, предъявляемые к процессуальным документам, составляемым следователем
  3. Требования, предъявляемые к правовым актам управления. Действие правовых актов управления
  4. Процессуальное положение представителя в арбитражном процессе. Требования, предъявляемые к представителям
  5. Требования, предъявляемые к документам иностранного происхождения.
  6. Вопрос 58. Сущность и значение судебного решения. Требования, предъявляемые к судебному решению
  7. Статья 255. Требования, предъявляемые к документам иностранного происхождения
  8. Статья 255. Требования, предъявляемые к документам иностранного происхождения
  9. 3.2. Требования, предъявляемые к исполнительным документам
  10. 11.3.4. Значение бухгалтерских документов в налоговых правонарушениях
  11. 2.5. Процессуальное оформление следственных, судебных и иных действий. 2.5.1. Общие требования, предъявляемые к протоколам следственных действий
  12. 37.1. Понятие, виды и значение получения образцов для сравнительного исследования. Требования, предъявляемые к ним
  13. § 3. Требования, предъявляемые к решению. Составные части решения. Вступление решения в силу.
  14. § 2. Основные требования, предъявляемые к оперативно- розыскной информации
  15. § 2. Требования, предъявляемые к решению, и его составные части. Вступление решения в силу
- Кодексы Российской Федерации - Юридические энциклопедии - Авторское право - Аграрное право - Адвокатура - Административное право - Административное право (рефераты) - Арбитражный процесс - Банковское право - Бюджетное право - Валютное право - Гражданский процесс - Гражданское право - Диссертации - Договорное право - Жилищное право - Жилищные вопросы - Земельное право - Избирательное право - Информационное право - Исполнительное производство - История государства и права - История политических и правовых учений - Коммерческое право - Конституционное право зарубежных стран - Конституционное право Российской Федерации - Корпоративное право - Криминалистика - Криминология - Международное право - Международное частное право - Муниципальное право - Налоговое право - Наследственное право - Нотариат - Оперативно-розыскная деятельность - Основы права - Политология - Право - Право интеллектуальной собственности - Право социального обеспечения - Правовая статистика - Правоведение - Правоохранительные органы - Предпринимательское право - Прокурорский надзор - Разное - Римское право - Сам себе адвокат - Семейное право - Следствие - Страховое право - Судебная медицина - Судопроизводство - Таможенное право - Теория государства и права - Трудовое право - Уголовно-исполнительное право - Уголовное право - Уголовный процесс - Участникам дорожного движения - Финансовое право - Юридическая психология - Юридическая риторика - Юридическая этика -