<<
>>

3.2. Разработка концепции исследования систем управления

Программно-целевое исследование систем управления требует создания конкретных организационных механизмов управления. Четкий организационный механизм необходим в условиях раз­вития рыночных отношений в целях повышения эффективности управления.
Любое сокращение аппарата управления, изменение его функций в конечном итоге должно быть регламентировано до такой степени, при которой обеспечивается персональная ответственность за принятие управленческих решений.

Хозяйственный механизм определяется экономическими за­конами и практической деятельностью людей. Это означает, что трудно говорить об одинаковых механизмах в разных организа­циях, реализующих одинаковые цели. Как же выходить из тако­го положения, что положить в основу конструирования органи­зационного механизма?

Под организационным механизмом понимается социально- управляемая система, обусловленная экономическими законами, наделенная соответствующими полномочиями, ресурсами, имею­щая определенную структуру и позволяющая управлять коллекти­вами людей путем принятия решений. Такое определение наце­ливает аналитиков и проектировщиков систем управления на исследование «статики» и «динамики» механизма управления, под которыми соответственно понимается организационная структура управления и процессы выработки управленческих решений в рамках существующей структуры управления.

Практически организация управления — это система приня­тия решений, являющаяся фундаментом, на котором можно достаточно полно анализировать всю систему управления и обес­печивать оптимальные условия для принятия управленческих решений, от сбора исходных данных, исследования действую­щих организационных процедур и схемы принятия решений и до поиска путей совершенствования системы управления — ре­зультата решения.

Анализ такого рода всегда целесообразно проводить в начале работы, направленной на перестройку системы управления.

Как показал опыт, анализ оказывается наиболее эффективным, если он содержит шесть этапов. Рассмотрим их подробнее.

На первом этапе производится обследование организации управления. Изучается вся документация, регламентирующая процесс управления, должностные инструкции, в которых в об­щем виде представлены сведения о работах, выполняемых в каж­дом подразделении, изучается существующая система управления подразделениями, производится сопоставление этих подразделе­ний с функциями, изложенными в должностных инструкциях и положениях. В результате выявляется степень соответствия управленческой практики ее модели (выявляется проблема) и, в случае необходимости, производится соответствующая коррек­тировка. На этом этапе также необходимо выяснить и зафикси­ровать документально потоки информации, циркулирующие в каждом подразделении.

На втором этапе разрабатываются организационные процеду­ры принятия управленческих решений. На этом этапе составляется схема каждой организационной процедуры, дается ее описание, формируется перечень используемых документов. При построе­нии схемы организационной процедуры следует зафиксировать документы, действующие в процедуре, указать, откуда они по­ступают, какими документами она завершается.

На третьем этапе выясняются взаимосвязи между процеду­рами принятия решений и построением блок-схемы принятия решений.

На четвертом этапе составляется схема принятия решений конкретных подразделений организации, в которой фиксируют­ся уровни руководства, схемы действующих процедур принятия решений. Разумеется, реальную схему принятия решении надо проверить — подвергнуть логическому анализу.

На пятом этапе на основе логики и здравого смысла прове­ряются все управленческие процедуры, выполняемые в подразде­лении, а также документация, необходимая для каждой организа­ционной операции и хранящаяся на каждом уровне управления. Логический анализ схемы принятия решений позволяет судить об эффективности организации управления.

На шестом этапе осуществляется непосредственная разработка всей документации, которая регламентирует деятельность управ­ленческого аппарата отдельного подразделения организации.

Первостепенная задача при проектировании организационных систем — формирование целей их функционирования в сочетании с проектированием систем управления. Это имеет принципиальное значение по многим причинам. Во-первых, по своей природе все реальные организации многоцелевые. Во-вторых, период действия целей функционирования различен, а следовательно, спроектиро­вать организацию необходимо только исходя из целей, период дей­ствия которых сопоставим с периодом проектирования организа­ции. В-третьих, проектирование организации управления под все цели функционирования слишком трудоемко, поэтому их число должно быть по возможности ограниченным.

Выбор целей с помощью экспертных методов требует при­менения специальной методики. Прежде всего осуществляются оценка и выбор глобальных целей функционирования. Наиболее приемлемым с практической точки зрения способом оценки яв­ляется анонимное анкетирование, так как оно обеспечивает наибольшую независимость суждений.

Структуризация целей функционирования должна быть осуще­ствлена путем исследования функций управления, реализующих конкретные цели на каждом уровне управления.

Выполнение задачи проектирования системы управления предполагает моделирование процесса управленческих решений, структуры которых были выявлены на стадии обследования.

1. Моделирование состава управленческих решений. Это осущест­вляется для обоснования решений, которые должны приниматься в конкретном подразделении. Состав группы решений определяет­ся количеством структурных подразделений. Оптимальность про­цесса подготовки управленческих решений достигается путем вы­явления и ликвидации отклонений в существующем процессе при сравнении его с нормативным процессом, обусловленным в некотором смысле идеальной моделью, выбранной авторами на предварительном этапе. В качестве такой модели можно с час­тичной доработкой использовать стандартную информационную модель, известную под названием модели Дейтча.

2. Моделирование правил работ исполнителей и руководителей.

Такое моделирование в процедурах с помощью компьютерной техники является частью общего процесса, включающего:

• формирование организационного механизма управления и распределения управленческих решений по уровням управ­ления;

• определение оптимального числа исполнителей и руково­дителей, необходимых для подготовки и утверждения этих решений;

• составление перечня документов, необходимых для приня­тия управленческого решения и разработки документации, регламентирующей деятельность подразделения.

Моделирование правил работ исполнителей заключается в анализе процесса подготовки управленческого решения после­довательно на всех уровнях управления, вплоть до принятия окончательного решения и осуществляется на основе информа­ционной модели.

Методика моделирования правил работ исполнителей в про­цедуре рекомендуется для практического осуществления этапа «регламентации» в процессе формирования общей структуры управления. При моделировании структуры управления необ­ходимо решать задачи моделирования функциональных групп управленческих решений и моделирование распределения ре­шений по уровням управления для обеспечения разработки схем управления.

3. Моделирование функциональных групп управленческих реше­ний. Имеется полный список управленческих решений, необхо­димых для реализации целей функционирования, а также их информационное обеспечение (документы, используемые для принятия управленческих решений). Часть документов является общими при подготовке различных управленческих решений. Известно также число функциональных групп управленческих решений, которые должны быть сформированы. Необходимо сформировать группы управленческих решений с таким расчетом, чтобы каждая из групп потребляла минимальное количество не­обходимых для подготовки решений документов. Задача решается на ЭВМ с использованием методов анализа и логики.

4. Распределение решений по уровням управления. Осуществля­ется это с целью формирования групп решений, за подготовку которых несет ответственность руководитель соответствующего уровня управления.

Задача оптимального распределения управ­ленческих решений формируется следующим образом: для каждо­го выбранного уровня управления с учетом его загрузки и пропу­скной способности необходимо определить перечень управлен­ческих решений, утверждение которых является компетенцией данного уровня управления. При этом каждый сотрудник дол­жен принимать решения, соответствующие своей компетенции, и ему должен быть обеспечен такой режим работы, при котором все решения принимаются в оптимальные сроки. Задача реша­ется последовательно для всех уровней управления.

5. Формирование схемы управления организации. Оно всегда основано на типовых схемах управления. В качестве типовой схемы в рамках предполагаемой концепции предлагается мат­рично-штабная схема управления. Формирование схемы управле­ния предполагает распределение управленческих решений по уровням управления, расчет загрузки уровня управления для ко­ординационного, проблемного либо функционального уровня, что в результате обеспечит обоснование выбора типа структуры управления. Окончательный выбор варианта схемы структуры и все дальнейшие расчеты осуществляются в рамках выбранной структуры управления. На заключительном этапе разрабатывают­ся документы, регламентирующие деятельность системы управ­ления: положения о подразделении, должностные инструкции, правила работы исполнителей.

Все описанное выше и представляет собой системную концеп­цию совершенствования организационного механизма управления, ко­торая предполагает решение задач анализа системы управления как системы принятия решений и комплексного ее проектирования на основе выбранных качественных целей функционирования.

Решение задачи анализа системы управления предполагает исследование процесса управления и структуры управления на уровне управленческих решений. При решении задачи анализа ряд вопросов не рассматривается. Не обосновывается цель функционирования, состав решений определяется с помощью экспертов, не оценивается структура управления, т.е. не дости­гается комплексное проектирование системы управления.

Комплексное проектирование системы управления предполагает:

• выбор целей функционирования;

• формирование состава решений, реализующих цели функ­ционирования;

• процесс принятия решений (моделирование организацион­ной технологии подготовки решения);

• формирование структуры управления;

• разработку документации, регламентирующей деятельность управления.

Достоинством предлагаемой концепции является то, что ряд этапов решается с помощью компьютерной техники, что упрощает системное проектирование. Решение указанных задач способствует лучшей организации управления и в результате повышению орга­низованности управления и качества принимаемых решений.

<< | >>
Источник: A.B. Игнатьева, М.М. Максимцов. Исследование систем управления: учеб. пособие для сту­дентов вузов, обучающихся по специальностям «Государ­ственное и муниципальное управление» и «Менеджмент». — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ЮНИТИ-ДАНА: Закон и право, — 167 с.. 2012

Еще по теме 3.2. Разработка концепции исследования систем управления:

  1. 2.4. Концепция и разработка гипотезы исследования систем управления КОНЦЕПЦИЯ ИССЛЕДОВАНИЯ
  2. 1.3. Цели и направления исследования систем управления
  3. 3.2. Разработка концепции исследования систем управления
  4. 4.1. Структуризация методов исследования систем управления
  5. 1.3. Характеристика исследования систем управления
  6. 3.1. Методология и организация исследования систем управления
  7. 3.2. Разработка концепции исследования систем управления
  8. 4.1. Структуризация методов исследования систем управления
  9. 2.3. Логический аппарат исследования систем управления
  10. 2.4. Разработка гипотезы и концепции исследования системы управления
  11. 4.3. Тестирование в исследовании систем управления
  12. 4.5. Социологические исследования систем управления
  13. 5.3. Организация процесса исследования систем управления
  14. Тема 3. Разработка концепции исследования систем управления
  15. Темы индивидуальных заданий по дисциплине «Исследование систем управления»
  16. 1.2. Роли исследований систем управления
  17. 1.3. Объект, предмет, практическая формула диалектического подхода к исследованию систем управления
  18. 1.8. Анализ данных при исследовании систем управления
  19. 2.1. Типовые представления при исследованиях систем управления
  20. 5.4. Особенности исследования систем управления на основе данных финансового бухгалтерского учета