<<
>>

ПРАКТИКУМ . Исследование и оценка деятельности конкретного подразделения в системе управления

В Практикуме даиы практические рекомендации студентам, изучающим курс «Исследование систем управления», для овла­дения методикой процедурного анализа. Овладев методикой, можно самостоятельно проводить процесс исследования в любом реально действующем подразделении.

1. Общая схема проведения конкретного подразделения

Изучив и освоив общую концепцию исследования, изложенную в главе 3, студенты должны уметь:

• проводить анализ конкретной организации (подразделе­ния) на уровне управленческих решений;

• строить организационные процедуры принятия решений и оптимизировать их;

• разрабатывать схемы принятия решений в конкретном подразделении и на основе их анализа проектировать орга­низационную технологию подготовки конкретных управ­ленческих решений, при необходимости вносить коррек­тивы в существующие должностные инструкции;

• при решении общей задачи совершенствования системы управления проектировать структуру управления на основе объемных расчетов загрузки и пропускной способности уровней управления в организации.

Полученные знания необходимо уметь применять на прак­тике, для чего предлагается исследовать содержание управленче­ской деятельности в конкретном подразделении. Работа выпол­няется в два этапа.

На первом этапе вы самостоятельно изучаете работу выбран­ного вами подразделения конкретной организации, чтобы ос­мыслить его место в системе управления этой организации. Для этого изучаются: Положение о подразделении, действующие должностные инструкции, проводятся беседы с сотрудниками (при необходимости и с руководителем) с целью выявления ра­бот (функций), выполняемых в подразделении, но не зафикси­рованных в действующем Положении о подразделении.

На втором этапе вам необходимо разработать схему принятия решений в выбранном вами подразделении, проанализировать ее и внести свои предложения по совершенствованию действую­щей схемы принятия решений.

Результатом анализа может служить новый (усовершенство­ванный) вариант схемы принятия решений вашего подразделе­ния, а также предложения по корректировке должностных инст­рукций, перераспределению обязанностей сотрудников, сокра­щению либо расширению штатов и др.

Для выполнения исследования необходимо:

1) сформулировать цели и задачи конкретного подразделения;

2) выявить и сформулировать перечень управленческих реше­ний, которые готовятся в данном подразделении;

3) построить действующие процедуры принятия решений, в подготовке которых вы принимаете непосредственное участие (не менее пяти процедур) и дать их описание (рис. 1, табл. 1);

4) построить функциональную блок-схему принятия реше­ний, показывающую взаимосвязь процедур, действующих в дан­ном подразделении (рис. 2);

5) разработать схему принятия решений в данном подразде­лении, проанализировать ее и дать неформальное описание, на основании которого внести свои предложения по совершенство­ванию системы управления подразделением (рис. 3 и 4).

Организационная процедура — комплекс взаимосвязанных ор­ганизационных операций, определяющих процесс подготовки конкретного управленческого решения.

Примером организационной процедуры может быть «Подго­товка и утверждение отчета о выполненной работе». В данной процедуре участвуют сотрудники аппарата управления, которые готовят и оформляют отчет, руководители или их заместители, которые согласовывают отчет и руководители подразделений, утверждающие отчет.

Организационные процедуры определяются положением об организации, инструкциями, приказами, распоряжениями и рег­ламентируют процессы подготовки управленческих решений. Процесс подготовки любого управленческого решения незави­симо от количества документов, необходимых для его утвержде­ния, и количества исполнителей может быть представлен в виде организационной процедуры.

При построении процедур используется такое понятие, как организационная операция — технологически нерасчленимый процесс обработки экономической информации (документов), осуществляемый конкретным сотрудником на рабочем месте.

Примерами операций являются: «утверждение (подписание) при­каза», «утверждение отчета по теме», «согласование (визирование) документа», «утверждение сметы расходов», «утверждение финан­сового плана» и т.д.

Организационная процедура включает три элемента:

1) схему организационной процедуры;

2) описание организационной процедуры;

3) перечень документов, действующих в организационной про­цедуре.

1. Схема организационной процедуры строится на основе изу­чения регламентирующей документации и существующего рас­пределения обязанностей в подразделении по следующим пра­вилам (см. рис. 1).

Документы, необходимые для выполнения данного этапа работы

Документы, необходимые для выполнения последующего этапа работы, в том числе и подготовленные на данном этапе, например документ № 3

Рис. 1. Схема, иллюстрирующая правила построения организационных процедур

Правило 1. Организационная операция (этап работы) на схеме изображается в виде прямоугольника, расположенного в разрезе осевой линии.

Правило 2. Наименование подразделения (исполнители), вы­полняющего организационную операцию, пишется слева над осевой линией.

Правило 3. Документы, необходимые для выполнения орга­низационной операции (документы № 1 и № 2) изображаются в виде прямоугольников, расположенных в разрезе стрелок, входя­щих в прямоугольник, изображающий этап работы. Документы, извлекаемые из архива, обозначаются звездочкой (документ № 2).

Правило 4. Итог выполнения организационной операции также оформляется в виде документов, расположенных в разрезе стрелок, выходящих из прямоугольника изображающего этапы работы (документы № 1, 2, 3).

Правило 5. Если в результате выполнения операции некото­рые документы остаются у исполнителя, то они изображаются в виде прямоугольников, расположенных справа под осевой лини­ей (это могут быть документы, отправляемые в архив, например документ № 3).

2. Описание организационной процедуры выполняется по фор­ме представленной в табл. 1.

Таблица 1. Описание организационной процедуры
№№ п/п Наименование этапов работ (операций) Документы Исполнители Примечание
1 2 3 4 5
1

В гр. 1 указываются порядковые номера выполняемых орга­низационных операций; в гр. 2 — наименования этапов работ и их подробное описание; в гр. 3 — документы, необходимые для выполнения данного этапа работы; в гр. 4 — исполнители, от­ветственные за подготовку данного этапа работы.

3. Перечень документов, действующих в организационной про­цедуре. В перечне указываются названия документов и присвоен­ные им номера.

2. Пример построения действующей процедуры принятия решения

В подразделении проводится процедура 1 (ПР-1). «Утверждение отчета о выполненной работе» (рис. 2).

По назначению

Рис. 2. Процедура принятия решений «Утверждение отчета о выполненной работе»

Описание действующей процедуры принятия решений «Утвер­ждение отчета» производится по специальной форме (см. табл. 2).

Таблица 2. Утверждение отчета
Наименование Номер Исполнитель Приме­
п/п этапов работы документы чете
1 2 3 4 5
1 Подготовка отчета Старший экономист
1.1 Принять 3,5
1.2 Извлечь из архива 1,2,4
1.3 Подготовить 6
1.4 Передать на согла­
сование в архив 1,2,3,4,6

Окончание табл. 2
1 2 3 4 5
2 Согласование отчета Главный спе­циалист
2.1 Принять 1,2,3,4, 6
2.2 Проверить 6
2.3 Завизировать Передать на утвер­ 6
ждение и в архив 1,2,3,4
3 Утверждение отчета Начальник отдела
3.1 Принять 6
3.2 Утвердить 6
3.3 Передать на оформ­
ление 6
4 Оформление отчета Старший экономист
4.1 Принять 6
4.2 Оформить (регист­рация, размножение) 6 _
4.3 Отправить по назна­
чению 6

Таблица 3.
Перечень документов, действующих в процедуре
Наименование документа Номер документа
1. План работы отдела 1
2. Отчет о выполненной работе за прошлый период 2
3. Текущая нормативно-справочная информация (данные для отчета) 3
4. Инструкции по составлению отчета (действую­щая регламентирующая документация) 4
5. Распоряжение начальника подразделения о со­ставлении отчета 5
6. Отчет о выполненной работе (требуемый) 6

3. Построение функциональной блок-схемы принятия решений в подразделении

Схема принятия решений должна быть построена для того, чтобы обосновать состав решений, в подготовке которых принимает участие данное подразделение. Если все решения никак не свя­заны между собой, их можно готовить в любых разных подраз­делениях. Если решения взаимосвязаны (готовятся на основа­нии одних и тех же документов), то эти связи можно просле­дить, построив блок-схему процесса принятия решений. Таким образом обосновать список решений, которые готовятся в дан­ном подразделении, можно только с помощью функциональной блок-схемы (см. рис. 3). В данном случае таких процедур будет пять (столько, сколько вы выбрали для анализа).

Входной

Рис. 3. Функциональная схема принятия управленческих решений в подразделении

При построении функциональной блок-схемы используются определенные регламенты правил.

Правило 1. Организационная процедура как элемент блок- схемы изображается в виде прямоугольника, в котором указыва­ется ее наименование.

Правило 2. Все действующие в данном подразделении орга­низационные процедуры изображаются на листе бумаги в виде прямоугольников в порядке возрастания: номера процедуры и стрелки указывают взаимосвязи процедур.

Правило 3. Если для реализации процедуры требуются доку­менты из внешних организаций, то в блок-схеме стрелкой ука­зываются место входа внешнего документа и его наименование или номер.

Правило 4. Если в результате реализации процедуры выявля­ются документы, отправляемые во внешнюю организацию, то в блок-схеме стрелкой указывается место выхода документа и его наименование или номер.

4. Построение схемы принятия решений в подразделении

Схема принятия решений — это структурная «фотография» всех процессов подготовки и принятия управленческих решений в данном подразделении. Для этого вычерчиваются горизонталь­ные линии в количестве, равном наименованию должностей по штатному расписанию. Это уровни управления, а них в порядке, указанном на функциональной блок-схем (см. рис. 3), наносятся схемы всех организационных процедур, действующих в подраз­делении. Предположим, в подразделении согласно штатному расписанию существуют следующие должности: начальник отде­ла; заместитель начальника отдела; главный специалист; стар­ший экономист; техник. В порядке примера рассмотрим одну процедуру — утверждение отчета, тогда схему принятия реше­ния по этой процедуре см. на рис. 4.

5. Анализ схемы принятия решений и разработка предложений по совершенствованию управления в подразделении

На заключительном этапе необходимо произвести неформаль­ную оценку управленческих процессов в подразделении. Обос­новать, кто и как готовит и утверждает конкретные управленче­ские решения, какие документы необходимы для подготовки каждого решения, каковы уровни их подготовки и уровни окон­чательного утверждения решений.

Можно говорить о степени загруженности сотрудников и при необходимости внести предложения по перераспределению обя­занностей. Полученный фактологический материал позволяет судить о необходимости введения дополнительной штатной еди­ницы, либо о ее сокращении. В итоге можно дать оценку эффек­тивности функционирования подразделения, определить пути наилучшего достижения поставленных целей и грамотно исполь­зовать методы мотивации сотрудников. Все предложения должны быть отражены в разработанном новом варианте схемы принятия

решений и должностных инструкций.

* * *

В заключение хочется отметить следующее. Освоение и прак­тическое использование данного подхода поможет вам стать на­стоящими менеджерами — исследователями своей организации, облегчит поиск путей и методов ее совершенствования и в итоге поможет добиться устойчивого конкурентного преимущества.

Авторы искренне желают вам успехов в столь важном и не менее интересном творчестве.

<< | >>
Источник: A.B. Игнатьева, М.М. Максимцов. Исследование систем управления: учеб. пособие для сту­дентов вузов, обучающихся по специальностям «Государ­ственное и муниципальное управление» и «Менеджмент». — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ЮНИТИ-ДАНА: Закон и право, — 167 с.. 2012

Еще по теме ПРАКТИКУМ . Исследование и оценка деятельности конкретного подразделения в системе управления:

  1. Словарь
  2. КОММЕНТАРИИ
  3. Глоссарий
  4. ВВЕДЕНИЕ
  5. Ситуация старта: начало девяностых
  6. ВМЕСТО ЗАКЛЮЧЕНИЯ
  7. ПРАКТИКУМ
  8. 16.4.СИСТЕМА МАРКЕТИНГА
  9. 1.2. Организационная структура маркетинговой службы
  10. 2.4. Сегментация рынка и выбор целевых сегментов рынка
  11. 7.2. Управление каналом распределения и виды торговых посредников
  12. 8.9. Интернет-технологии в продвижении продукции
  13. Часть 2. Особенности инновационной деятельности компаний телекоммуникационной отрасли
  14. ГЛАВА 6.3. КУЛЬТУРА ИННОВАЦИОННОЙ ОРГАНИЗАЦИИ