<<
>>

3.4. Источники получения сведений о деятельности организации

Основными источниками сведений о деятельности организации являются:

• различного рода документы — устав организации и иные регламентирующие документы; положения о функциях и обязанностях подразделений; должностные инструкции; другие описания системы (в отчетах, публикациях);

• сотрудники организации, описывающие ее деятельность в процессе бесед и опросов;

• непосредственные наблюдения специалистов-системщиков за процессом деятельности организации.

Однако ни один из указанных источников в отдельности не может обеспечить необходимой полноты и достоверности сведе­ний о работе системы. Документы сравнительно быстро устаре­вают и не всегда отражают действительное состояние дел; со­трудники могут непреднамеренно (или умышленно) исказить существующее положение дел; наблюдение может оказаться ис­каженным случайными обстоятельствами. Поэтому на всех ста­диях изучения обязательны:

• интеграция методов получения информации о работе сис­темы и их проверка;

• сопоставление сведений, полученных из разных источников;

• повторное возвращение к уже изученному процессу с целью исправления, корректировки ранее полученных сведений, детализации ранее не уточненных важных аспектов.

Сопоставление сведений и выявление истинного состояния дел существенно облегчается при систематизации и группировке полученных сведений, формализации их представления. Окон­чательно убедиться в полноте и правильности полученных све­дений можно после того, как будет построена модель системы и проверена ее адекватность путем сопоставления с действующей системой.

1. Работа с документами. Обычно изучение следует начинать с документов, рассмотрев прежде всего структурную организа­ционную схему. Если такой схемы нет, ее надо составить, для чего удобно использовать штатное расписание. Во многих слу­чаях полезно на этой схеме указать вышестоящие и подчинен­ные организации и связи с ними.

Изучение, как правило, надо начинать с высших звеньев ап­парата, последовательно переходя к низшим.

Документы, связанные с системой, можно разделить на сле­дующие группы:

1) официальные положения и инструкции, регламентирующие функции организации или подразделения и определяющие сроки и процедуры обработки информации и принятия решений;

2) входные документы, возникающие вне системы;

3) систематически обновляемые записи (массивы) в виде кар­тотек или книг, используемые в процессе работы;

4) промежуточные документы, получаемые и (или) используе­мые в процессе обработки данных;

5) выходные документы.

2. Опросы сотрудников и беседы с ними. Эта стадия работы на­чинается после того, как аналитик получил на основе документов общее представление об изучаемой организации или каком-либо ее подразделении.

Первый контакт с сотрудниками осуществляется с участием руководителя изучаемого подразделения, который сообщает со­трудникам цель проводимой работы, заинтересованность в ее про­ведении, наличие приказов или других официальных документов, на основании которых работа выполняется, говорит о необхо­димом содействии и сотрудничестве с разработчиками.

Сбор сведений путем опросов должен быть избирательным и целенаправленным. При решении некоторых задач и на первых этапах работы нужны обобщенные данные; для других задач и на более поздних этапах — детальные. Поэтому надо предвари­тельно наметить круг интересующих вопросов, а после каждой беседы оценить полученные сведения и корректировать план дальнейших бесед. Сбор сведений «вслепую», простое их кол­лекционирование приводит к накоплению подробных сведений, которые в дальнейшем практически не поддаются анализу и ис­пользованию.

3. Наблюдение специалистов-системщиков за деятельностью организации. Это есть один из важнейших способов получения необходимой информации. Наблюдение могут вести как специа­листы из самой организации, так и приглашенные со стороны (из специальных агентств, консалтинговых компаний).

Итак, получение и последующая обработка сведений являет­ся весьма важной, но в то же время и очень трудоемкой рабо­той. Надо все время помнить, что изучение существующей сис­темы не самоцель, а средство познания, поэтому следует соиз­мерять степень детализации данных и соответствующие затраты с возможной эффективностью.

Обследование и изучение, детализация сведений о системе могут продолжаться бесконечно, особенно если учесть, что система живет и развивается одновременно с обследованием и в конце об­следования отличается от первоначального варианта. Поэтому очень важно вовремя завершить изучение организации. В про­цессе изучения необходимо выяснить не только как работает система, но и почему она работает именно так, а не иначе. Уме­ние отбирать нужные сведения развивается по мере приобретения опыта и совершенствования профессиональных навыков.

<< | >>
Источник: A.B. Игнатьева, М.М. Максимцов. Исследование систем управления: учеб. пособие для сту­дентов вузов, обучающихся по специальностям «Государ­ственное и муниципальное управление» и «Менеджмент». — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ЮНИТИ-ДАНА: Закон и право, — 167 с.. 2012

Еще по теме 3.4. Источники получения сведений о деятельности организации:

  1. 9.1. Роль планирования в деятельности организации
  2. 9.2. Учет доходов от обычных видов деятельности организации
  3. 50. Комплексная оценка интенсификации производственно-финансовой деятельности организации
  4. §2.Источники правового регулирования инновационной деятельности
  5. 1.7. Отличительные признаки судебно-бухгалтерской экспертизы, аудита и ревизии финансово-хозяйственной деятельности организаций
  6. 5.1. Способы финансирования деятельности организации
  7. 6.8. Оценка рискованности производственной деятельности организации
  8. 5.7. Индикаторы эффективности деятельности организации - рентабельность акти-вов, продаж и собственного капитала
  9. Управление финансами. Система финансового планирования деятельности организации
  10. Структура и источники формирования финансовых ресурсов некоммерческих организаций. Денежные фонды целевого назначения. Направления использования финансовых ресурсов. Смета доходов и расходов
  11. 9.1. СУЩНОСТЬ ИНВЕСТИЦИЙ И СОДЕРЖАНИЕ ИНВЕСТИЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
  12. 2.4. Показатели эффективности деятельности организации и маркетинга
  13. 11.5. Источники получения информации для исследования систем управления
  14. 3.4. Источники получения сведений о деятельности организации