<<
>>

5.4. Диагностика систем управления

Диагностика систем управления — это процесс установ­ления и изучения признаков, характеризующих состояние сис­темы управления, в целях предсказания возможных отклоне­ний и предотвращения нарушений нормального режима их ра­боты.
Диагностика является своеобразным механизмом саморе­гулирования в системе, обеспечивающим обратную связь в кон­туре управления.

Основная конечная цель любого коммерческого предприя­тия — получение прибыли, но в некоторых случаях цели пред­приятия могут быть и иными (например, завоевание доли рын­ка, устранение конкурентов), тогда диагностика ориентирует усилия предприятия в направлении этих целей, хотя конечная цель та же — получение прибыли.

Основная цель диагностики — ориентация управленчес­кого процесса на достижение всех целей, стоящих перед пред­приятием. Для этого диагностика обеспечивает выполнение следующих задач:

• координацию управленческой деятельности по достиже­нию целей предприятия;

• информационную и консультационную поддержку при­нятия управленческих решений;

• создание и обеспечение функционирования общей инфор­мационной системы управления предприятием;

• обеспечение рациональности управленческого процесса.

Необходимость совершенствования диагностики в насто­ящее время объясняется следующими причинами:

• повышение нестабильности внешней среды выдвигает до­полнительные требования к системе управления организацией:

- смещение акцента с контроля прошлого на анализ буду­щего;

- увеличение скорости реакции на изменения внешней сре­ды, повышение гибкости системы управления;

- необходимость в непрерывном отслеживании изменений, происходящих во внешней и внутренней средах организации;

- необходимость продуманной системы действий по обес­печению выживаемости организации и избеганию кризисных ситуаций;

• усложнение систем управления организации требует ме­ханизма координации внутри системы управления;

• информационный бум при недостатке релевантной (су­щественной, значимой) информации требует построения специ­альной системы информационного обеспечения управления;

• общекультурное стремление к синтезу, интеграции раз­личных областей знания и человеческой деятельности.

В современных условиях можно выделить следующие кон­цепции диагностики (табл. 5.1).

Таблица 5.1

Основные концепции диагностики

Стоит отметить, что эти концепции появились в разное время: первой возникла концепция, ориентированная на сис­тему учета (в 1930-е гг. ); концепция, ориентированная на уп­равленческую информационную систему, стала популярной в 1970—1980-х гг. (совпадает по времени с бурным развитием компьютерной техники); концепция, ориентированная на сис­тему управления, непосредственно связана с развитием про­ектного менеджмента, появлением матричных организацион­ных структур.

В целом система диагностики в организации решает все перечисленные задачи, но расстановка акцентов может быть разной.

Современный менеджмент разделяет цели организации на две группы: оперативные (краткосрочные) и стратегические (долгосрочные, перспективные). Поэтому диагностика позволяет осуществлять постоянный контроль за достижениями как стра­тегических, так и оперативных целей деятельности предприя­тия. Следовательно, можно выделить два вида диагностики: стратегическую и оперативную.

Стратегическая диагностика несет ответственность за обо­снованность стратегических планов и ориентирована на вне­шнюю и внутреннюю среду системы.

Цели стратегической диагностики:

• обеспечение выживаемости системы;

• проведение антикризисной политики;

• поддержание потенциала успеха.

Главными задачами стратегической диагностики явля­ются:

• участие в установлении количественных и качественных целей системы;

• ответственность за стратегическое планирование;

• разработка альтернативных стратегий;

• определение критических внешних и внутренних усло­вий, лежащих в основе стратегических планов;

• определение узких и поиск слабых мест;

• определение основных подконтрольных показателей в со­ответствии с установленными стратегическими целями;

• сравнение плановых (нормативных) и фактических зна­чений подконтрольных показателей с целью выявления причин, виновников и последствий данных отклонений;

• анализ экономической эффективности (особенно иннова­ций и инвестиций).

Можно выделить два основных направления стратегичес­кой диагностики: анализ внешней среды и анализ внутренней среды организации.

Анализ внешней среды организации включает в себя сле­дующие основные этапы:

- анализ рынка капитала;

- анализ рынка сырья и материалов;

- анализ возможностей конкурентов;

- анализ экономико-политической сферы;

- анализ рынка технологий;

- анализ рынка труда;

- изучение экологических проблем;

- изучение социально-политической сферы.

Анализ внутренней среды предполагает проведение:

- анализа маркетинга;

- анализа людских ресурсов;

- анализа технических и технологических ресурсов;

- анализа проведения НИОКР;

- анализа выпускаемой продукции;

- анализа существующей организационной структуры;

- анализа финансового состояния организации;

- оценку территориального расположения.

Установление стратегических целей начинают с анализа

информации о внешних и внутренних условиях работы пред­приятия. На этапе стратегического управления прогноз изме­нений внешних условий играет немаловажную роль, поэтому анализ внешних и внутренних факторов включает в себя на­правления, рассмотренные ранее.

Прежде чем осуществлять контроль за достижением какой- либо цели, необходимо установить, насколько обоснованно она выбрана и насколько реально ее достижение. Проверка страте­гических планов включает в себя, как минимум, проверку на полноту планов, их взаимоувязку и отсутствие внутренних про­тиворечий. По результатам проведенной проверки следует либо разработать систему контроля за выполнением плана, либо при­ступить к разработке альтернативных вариантов стратегичес­кого плана.

Оперативная диагностика несет ответственность за дости­жение краткосрочных целей и ориентирована на экономичес­кую эффективность и рентабельность деятельности системы.

Цель оперативной диагностики — обеспечение прибыль­ности и ликвидности предприятия.

Главные задачи оперативной диагностики

• руководство при планировании и разработке бюджета (те­кущее и оперативное планирование);

• определение узких и поиск слабых мест для тактического управления;

• определение всей совокупности подконтрольных показа­телей в соответствии с установленными текущими целями;

• сравнение плановых (нормативных) и фактических пока­зателей подконтрольных результатов и затрат с целью выяв­ления причин, виновников и последствий отклонений;

• анализ влияния отклонений на выполнение текущих планов.

Основные подконтрольные показатели оперативной диаг­ностики:

• рентабельность капитала;

• производительность;

• степень ликвидности.

Систему оперативной диагностики используют для поддер­жания оперативных решений по недопущению кризисного со­стояния.

Диагностика не тождественна контролю: контроль занима­ется фиксированием и оценкой уже свершившихся фактов в деятельности системы, а диагностика нацелена на перспекти­ву, опережающий контроль, а также оперативное отслежива­ние текущих событий.

В зависимости от объекта диагностику подразделяют на диагностику финансово-хозяйственного состояния организации и организационную диагностику.

Диагностика финансово-хозяйственного состояния орга­низации вызвана насущной необходимостью: организация не может позволить себе вести дела, не имея представления о со­отношении доходов и расходов, не зная факторов, позволяющих добиваться превышения доходов над расходами.

Основные цели диагностики финансово-хозяйственного состояния организации

• объективная оценка результатов коммерческой деятель­ности, комплексное выявление неиспользованных резервов, мобилизация их для повышения экономической эффективнос­ти производства в будущих плановых периодах, а также выяв­ление недочетов в работе и их виновников, достижение полного соответствия материального и морального стимулирования по результатам труда и качеству работы;

• постоянный контроль рациональности функционирования хозяйственных систем, контроль за выполнением планов и бюд­жетов, контроль за процессами производства и реализации про­дукции, а также своевременное выявление и использование те­кущих внутрипроизводственных резервов с целью обеспечения выполнения и перевыполнения плана;

• прогнозирование хозяйственной деятельности, научное обоснование перспективных планов, оценка ожидаемого выпол­нения плана.

Исходя из этого, можно сказать, что главной целью анализа финансово-хозяйственного состояния организации является подготовка информации для принятия управленческих реше­ний на всех ступенях иерархической лестницы.

Основные задачи, решаемые при проведении диагности­ки финансово-хозяйственного состояния предприятия:

• проверка качества и обоснованности планов, бюджетов и нормативов (в процессе их разработки);

• объективное и всестороннее исследование выполнения ус­тановленных планов и бюджетов и соблюдения нормативов по количеству, структуре и качеству выпущенной продукции, вы­полненных работ и услуг (по данным учета и отчетности);

• комплексная оценка хозяйственной деятельности;

• анализ организационно-технического уровня производ­ства и качества продукции;

• анализ зависимости "затраты — объем производства — прибыль";

• оценка эффективности функционирования производ­ственных подразделений;

• обоснование решений по установлению внутренних цен на товары и услуги;

• анализ труда и заработной платы;

• анализ эффективности использования материальных ре­сурсов;

• анализ эффективности использования основных фондов и работы оборудования;

• анализ себестоимости продукции;

• анализ прибыли и рентабельности;

• анализ финансового состояния;

• выявление и измерение внутренних резервов (на всех ста­диях производственного процесса);

• испытание оптимальности управленческих решений (на всех ступенях иерархической лестницы).

Это далеко не полный перечень задач, решаемых при про­ведении диагностики организации, он может быть дополнен в зависимости от целей исследования.

Источники информации для диагностики финансово-хозяй­ственного состояния организации подразделяются на учетные и внеучетные.

Учетные источники информации:

• бухгалтерский учет и отчетность;

• статистический учет и отчетность;

• управленческий учет и отчетность.

Бухгалтерский учет и отчетность наиболее полно отража­ют и обобщают хозяйственные средства и хозяйственные опе­рации для контроля за выполнением установленных бизнес- планов. Анализ данных бухгалтерского учета позволяет скор­ректировать деятельность предприятия для улучшения выпол­нения месячных, квартальных и годовых планов.

Положительным при использовании данных бухгалтерского учета и отчетности является тот момент, что анализ финансо­во-хозяйственного состояния предприятия может проводить независимый специалист (что важно для небольших фирм, не способных содержать собственную аналитическую группу). При отсутствии на предприятии статистических оперативных дан­ных у руководителя всегда есть возможность получить анали­тические показатели по данным бухгалтерского учета, так как ведение бухгалтерского учета и отчетности является обязатель­ным для всех юридических лиц.

Статистический учет и отчетность, отслеживающие оп­ределенные экономические закономерности, служат важным источником анализа. На основе статистических данных анали­тик может проследить динамику поведения затрат, аналитичес­ких показателей и т. д.

Управленческий учет и отчетность используются как на отдельных участках хозяйственной деятельности, так и в це­лом на предприятии. Они обеспечивают более быстрое по срав­нению со статистической и бухгалтерской отчетностью получе­ние необходимой информации для анализа.

Внеучетные источники информации:

• материалы ревизий, внешнего и внутреннего аудита;

• данные лабораторного и врачебно-санитарного контроля;

• результаты проверок налоговой службы;

• материалы производственных совещаний, собраний тру­дового коллектива;

• средства массовой информации;

• внутренние документы и переписка со сторонними орга­низациями;

• сведения, получаемые от личного контакта с исполните­лями.

Организационная диагностика предназначена для оценки различных аспектов деятельности организации и построения ее диагностического профиля.

Для того чтобы диагностика обеспечивала достижение це­лей системы управления, она должна обладать несколькими важными свойствами.

• Стратегическая направленность диагностики. Для того чтобы быть эффективной, диагностика должна иметь стратеги­ческий характер, т. е. отражать общие приоритеты системы и поддерживать их. Относительная сложность оценки какого-либо вида деятельности в количественном виде или измерения ее результативности по принципу "затраты — эффект" никогда не должна служить критерием для решения, нужно ли вводить механизм диагностики.

• Ориентация на результаты. Конечная цель диагностики состоит не в том, чтобы собрать информацию, установить стан­дарты и выявить проблемы, а в том, чтобы решить задачи, сто­ящие перед системой. Проведение измерений и оповещение об их результатах важно только как средство достижения этой цели. При этом бесполезно иметь обширную и точную инфор­мацию о различных отклонениях от намеченных целей, если она не используется для осуществления необходимых корректиру­ющих действий. Таким образом, чтобы быть эффективной, ди­агностика должна быть интегрирована с другими функциями управления.

• Соответствие виду деятельности. Для того чтобы быть эф­фективной, диагностика должна соответствовать контролиру­емому виду деятельности. Она должна объективно измерять и оценивать то, что действительно важно. Неподходящий меха­низм диагностики может, скорее, маскировать, а не собирать практически важную информацию.

• Своевременность диагностики. Для того чтобы быть эф­фективной, диагностика должна быть своевременной. Своевре­менность диагностики заключается не в исключительно высо­кой скорости или частоте ее проведения, а во временном интер­вале между проведением измерений или оценок, который адек­ватно соответствует диагностируемому явлению. Значение наи­более подходящего временного интервала диагностики опреде­ляется с учетом временных рамок основного плана, скорости из­мерений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Помимо этого важнейшей целью ди­агностики остается устранение отклонений прежде, чем они примут серьезные размеры. Таким образом, система эффектив­ной диагностики — это система, которая дает нужную инфор­мацию нужным людям до того, как разовьется кризис.

• Гибкость диагностики. Если нечто непредвиденное можно спрогнозировать, то диагностика становится ненужной. Диагно­стика, как и планы, должна быть достаточно гибкой и приспо­сабливаться к происходящим изменениям. Незначительные из­менения планов редко бывают сопряжены с необходимостью серьезных изменений в системе диагностики.

• Простота диагностики. Как правило, наиболее эффектив­ная диагностика — это простейшая диагностика с точки зрения тех целей, для которых она предназначена. Простейшие мето­ды диагностики требуют меньших усилий и более экономичны. Но самое важное состоит в том, что если система диагностики слишком сложна и люди, взаимодействующие с ней, не пони­мают и не поддерживают ее, то такая система диагностики не может быть эффективной. Избыточная сложность ведет к бес­порядку, являющемуся синонимом потери контроля над ситуа­цией. Поэтому для того, чтобы быть эффективной, диагностика должна соответствовать потребностям и возможностям людей, взаимодействующих с системой диагностики и реализующих ее.

• Экономичность диагностики. Очень редко стремятся дос­тичь при помощи диагностики полного совершенства в работе системы, поскольку прогрессирующие усовершенствования и улучшения на последних этапах требуют непропорционально больших затрат усилий и средств. Таким образом, если суммар­ные затраты на систему диагностики превосходят создаваемые ею преимущества, организации лучше не использовать эту си­стему диагностики вообще или ввести менее тщательную диаг­ностику. Вообще, поскольку в диагностике скрыто много побоч­ных затрат, таких как затраты рабочего времени и отвлечение ресурсов, которые могли бы быть затрачены на решение дру­гих задач, то для того, чтобы диагностика была экономически оправданной, отношение затрат к возможной прибыли у нее должно быть довольно низким.

<< | >>
Источник: Фомичев А. Н.. Исследование систем управления: Учебник / А. Н. Фо­мичев. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», — 348 с.. 2013

Еще по теме 5.4. Диагностика систем управления:

  1. 1.5. Диагностика системы управления финансами
  2. 11.4. Состав и особенности работ на основных этапах исследова­ния систем управления
  3. Глава 13. Диагностика систем управления
  4. 13.1. Основные понятия по диагностике систем управления
  5. 13.2. Методика диагностики систем управления
  6. 4.5. Социологические исследования систем управления и социально-экономическое экспериментирование
  7. 4.6. Тестирование в процессе исследования систем управления
  8. ГЛАВА 6. ИССЛЕДОВАНИЕ И ПРОЕКТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННЫХ СТРУКТУР УПРАВЛЕНИЯ. ДИАГНОСТИКА СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ
  9. 6.5. Диагностика систем управления
  10. 4.3. Тестирование в исследовании систем управления
  11. 4.5. Социологические исследования систем управления
  12. 5.3. Организация процесса исследования систем управления
  13. 5.4. Диагностика систем управления
  14. 5.5. Научная и практическая эффективность исследования систем управления
  15. Глава 6. Особенности диагностики и управления рисками в процессе исследования систем управления
  16. 1.5. Классификация исследований систем управления
  17. 1.8. Анализ данных при исследовании систем управления
  18. 2.1. Типовые представления при исследованиях систем управления
  19. 5.1. Исследования систем управления методами финансового анализа и бюджетирования