<<
>>

13.1. Сутність та значення комунікацій

Однією з умов праці сучасного управлінця є постійна взаємодія з іншими людьми. Спілкування виступає основним інструментом роботи менеджера і потребує ефективного обміну інформацією, який здійснюється під час комунікацій.
Обмін інформацією, за допомогою якого менеджер отримує інформацію для ухвалення ефективних рішень і доведення їх до виконавців, називають комунікацією.

Комунікація - це процес обміну інформацією, фактами, ідеями, поглядами, емоціями тощо між двома або більше особами.

Мета менеджера - зробити процес комунікації якнай­ефективнішим і не втратити при цьому змісту.

Організації користуються різними засобами комунікацій як із зовнішнім середовищем, так і всередині організації. Керівники повинні завжди мати прямий та зворотний зв'язок із менеджерами нижчих ланок, а також з усіма працівниками організації. Комунікативні схеми - це способи, за допомогою яких члени групи чи команди спілкуються між собою. Вони відрізняються потоками інформації, позицією лідера, ефективністю різних типів завдань. Менеджери можуть намагатися створити централізовану схему, коли завдання групи прості й рутинні, й, навпаки, сприяти децентралізації групи, якщо групові завдання складні (наприклад, розроблення перспективного плану підприємства), оскільки відкриті канали комунікацій забезпечують кращу взаємодію й ефективніше поширення інформації.

Загалом існують вертикальні та горизонтальні комунікаційні зв'язки в організаціях.

Вертикальні комунікації відбуваються вгору й униз в ієрархічній структурі організації. У цих комунікаціях беруть участь менеджери, їхні керівники та підлеглі. Вертикальні комунікації повинні бути двоспрямованими (спрямовані згори вниз і знизу вгору), оскільки тоді вони (з активним зворотним зв'язком) ефективніші, ніж односпрямовані.

Горизонтальні комунікації відбуваються між колегами та співробітниками на одному рівні. Вони сприяють координації між підлеглими й відіграють головну роль у робочих командах, де є працівники різних відділів.

При вертикальних комунікаціях інформація в організації передається з рівня на рівень. Інформація може передаватися по спадній, тобто з вищих рівнів на нижчі. Таким чином підлеглим рівням управління повідомляють про поточні завдання, рекомендовані заходи тощо. Наприклад, віце-президент з виробництва може повідомити технологові (керівник середнього рівня) про зміни у виробництві продукту. У свою чергу технолог повинен проінформувати підлеглих про особливості змін, що відбудуться.

Окрім обміну по спадній, організації потрібні комунікації по висхідній лінії. Передача інформації з нижчих рівнів на вищі може суттєво впливати на продуктивність виробництва чи обсяг продажів. Будь-яка зміна потребує погодження з боку керівника або завідуючого виробничими операціями на вищому рівні. Отже, ми маємо ситуацію, коли певна ідея, що виникла на нижчому рівні організації, повинна піднятися на самий верх, послідовно пройшовши всі проміжні рівні управління. Цей приклад ілюструє обмін інформацією, що відбувається заради підвищення конкурентоспроможності організації завдяки ефективнішому просуванню товару. Комунікації «знизу - вгору» досить важливі в організації та є одним із засобів стимулювання працівників.

Додатково до обміну інформацією по спадній чи висхідній лініях організації ще потребують горизонтальних комунікацій.

Майже всі організації складаються з багатьох підрозділів, тому обмін інформацією між ними потрібний для координації завдань і дій. Оскільки організація - це система взаємопов'язаних елементів, керівництво повинно домагатися, щоб спеціалізовані елементи працювали пов'язано для просування організації в потрібному напрямі. Наприклад, у сфері торгівлі регіональні керівники збуту можуть періодично зустрічатися для обговорення спільних проблем, координації стратегії збуту й обміну інформацією про продукцію. Також можна створювати комітети або спеціальні робочі групи, які періодично збираються для обговорення питань щодо свого підрозділу й співпраці з іншими подібними робочими групами.

Протягом робочого дня менеджерові, звичайно, доводиться комунікувати з керівниками, підлеглими, партнерами, застосовуючи як розмовну, так і письмову форми комунікацій.

Основними групами комунікацій є усна (розмовна), письмова та візуальна інформація. Усна комунікація - це інформація, що передається словами. Письмова комунікація - інформація, що передається у формі документів, повідомлень. Візуальна комунікація - це інформація, що передається жестами, схемами, таблицями (рис. 34).

Форми розмовної комунікації можуть бути різні - як індивідуальні, так і колективні. Серед індивідуальних форм комунікацій найуживанішими є ділова бесіда та розмова по телефону. До колективних форм належать: нарада, збори, конференція, переговори, презентація та ін. Перевагою таких комунікацій є економія часу, швидше досягнення порозуміння, що забезпечується інтонацією, гучністю голосу, його емоційним забарвленням. Головна перевага усних комунікацій полягає в тому, що вони забезпечують негайний зворотний зв'язок та

взаємний обмін інформацією у формі взаємних запитань або усних домовленостей, виразу обличчя та жестів. Усні комунікації прості, проте в деяких ситуаціях бажана ретельна підготовка до розмови. Письмова комунікація відіграє чималу роль у спілкуванні менеджера. До неї відносять ділові листи, доповіді, нотатки, візитки та ін. З Інтернетом з'явилися і притаманні йому форми ділового спілкування. Найінтерактивнішими є чати, електронна пошта і телеконференції.

Перевагами письмової комунікації є те, що вона дає змогу ґрунтовно підготувати повідомлення, привести його у відповідність до стандартних вимог (лаконічність, системність викладення, повнота, коректність) і зберігати інформацію протягом тривалого часу. Водночас письмова комунікація має суттєві вади: потребує ретельної підготовки і значних витрат часу на написання так, щоб одержувач зумів однозначно її зрозуміти. Крім того, недоліком письмової комунікації є уповільнений зворотний зв'язок та взаємообмін інформацією.

Основними видами комунікацій є: інформативна, експре­сивна, переконлива, соціально-ритуальна, паралінгвістична інформація (рис.

35).

^ Види комунікацій ^------------

З
Інформативна
З
Переконлива

------- с

с
З

Експресивна

Соціально-ритуальна ^

с
З

Паралінгвістична

Рис. 35. Основні види комунікацій

Інформативна комунікація - це інформація, яка носить характер повідомлень.

Експресивна комунікація - це інформація, яка передається з силою почуттів, переживань тощо.

Переконлива комунікація - це інформація, яку передають із захопленням.

Соціально-ритуальна комунікація - це інформація, яка обов'язково відповідає нормам звичаїв соціально-культурної поведінки країн, регіонів, організацій і т. д.

Паралінгвістична комунікація - це інформація, яка передається за допомогою міміки, рухів, поз тощо.

До видів комунікації також відносять особисту та ділову.

Особиста комунікація - діяльність, зміст якої обумовлений міжособистісними стосунками.

Ділова комунікація - це предметно-цільова діяльність, зміст якої залежить від комунікативного наміру й очікуваного резуль­тату.

Кожна конкретна мета вимагає свого змісту комунікації.

Порівняльну характеристику за цілями та особливостями особистої і ділової комунікації наведено в таблиці 7.

Таблиця 7

Особиста й ділова комунікація

Комунікація
Особиста Ділова
Цілі обмін емоціями підтримка стосунків обмін інформацією спонукання до дії
Особливості спільні інтереси задоволення від спілкування ^ відсутність усвідомленої мети ^ довірче ставлення відкритість підтримка стосунків можливість бути самим собою свобода вибору теми ціна помилки незначна лояльність

вільне проведення часу комфортність

спрямованість на результат коректність самоконтроль підготовка до зустрічі планування обмеження часу напружена атмосфера виявлення й задоволення потреб компетентність ціна помилки може бути висока ділова етика досягнення результату конкретність мети

Основними формами комунікацій є формальна (офіційна) і неформальна (неофіційна) (рис. 36).

Рис. 36. Основні форми комунікацій

Офіційна комунікація - це інформація, що передається фор­мальними каналами за допомогою наказів, розпоряджень тощо.

Неофіційна комунікація - це інформація, яка передається неформальними каналами за допомогою чуток, пліток тощо. Часто чуткам приписують репутацію неточної інформації.

Основою комунікацій є комунікативний процес - обмін інформацією між двома чи більше людьми. Основна мета комунікативного процесу - забезпечення розуміння інформації, що є предметом обміну, тобто повідомлень.

Проте факт обміну інформацією не гарантує ефективності її передачі.

Комунікативний процес розпочинається, коли одна особа (відправник) хоче передати факт, ідею, думку чи іншу інформацію комусь іншому (одержувачеві). Ця інформація має значення для відправника незалежно від того, чи вона проста й конкретна, чи складна й абстрактна. Наступна дія - це кодування інформації у формі, що відповідає ситуації. Кодування може набувати форми слів, виразу обличчя, жестів або навіть художнього вираження й фізичних дій.

1. Після того, як повідомлення закодовано, його передають відповідними засобами зв'язку (каналами) (рис. 37).

Рис. 37. Комунікативний процес

ВІДПРАВНИК ОДЕРЖУВАЧ

2. Одержувач - особа чи особи, яким адресована інформація і які інтерпретують її.

Звичайні засоби зв'язку в організаціях - це наради, електронна пошта, записки, листи, звіти і телефонні розмови. Далі відбувається декодування інформації у форму, яка має значення для одержувача. Значення інформації може бути різне, і в багатьох випадках воно є підставою для відповіді: так утворюється цикл, оскільки нове повідомлення в такій самій послідовності передають початковому відправникові.

У процесі обміну інформацією можна виділити чотири базові елементи:

■ відправник - особа, яка генерує ідеї або збирає інформацію й передає її;

■ повідомлення - інформація, закодована за допомогою символів;

■ канал - засіб передачі інформації;

■ одержувач - особа чи особи, яким адресована інформація і які інтерпретують її.

Процес взаємодії людини з організаційним оточенням складний для обох сторін. Сприйняття (сприймання) інформації - це психологічний процес відображення предметів і явищ дійсності в сукупності їхніх властивостей і частин за їх безпосередньої дії на органи відчуття з розумінням цілісності відображуваного. Сприйняття можна визначити в найзагальнішому вигляді як процес одержання і методи опрацювання інформації. Процес сухвалення полягає в тому, що отримана інформація проходить опрацювання, її систематизують. Сприйняття передбачає уявлення людини про навколишнє середовище, організацію, ситуацію, стає основою дії, виступаючи вихідним матеріалом для поведінки людини. Сприйняття кожною людиною інформації має суб'єктивний характер. Сприйняття організаційного оточення включає в себе процеси, кожен з яких протікає відповідно до загальних закономірностей і під впливом індивідуальних особливостей особистості: відбір та систематизацію інформації.

На відбір інформації впливають як фізичні можливості органів чуттів, так і психологічні складники особистості людини.

Систематизація інформації передбачає її опрацювання для приведення до якогось вигляду й осмислення, що дозволяє людині належно відреагувати на отримані відомості.

Систематизують інформацію двома методами, такими як:

1. Логічне опрацювання інформації, що базується на науковому способі її опрацювання. Характерним є систематичне і послідовне перетворення інформації з урахуванням логічних операцій.

2. Опрацювання інформації з урахуванням людських почуттів, уподобань, емоцій, переконань.

Щоб уникнути проблем в організаційній поведінці, які можуть негативно вплинути на комунікації, доцільно намагатися уникати стереотипізації, узагальнення, прагнути до об'єктивного сприйняття інформації.

Основна роль комунікацій полягає в поєднанні всіх функцій менеджменту. Через недосконалі комунікації деякі менеджери не досягають запланованих результатів, незважаючи на свою компетентність.

Комунікація є смисловим аспектом соціальної взаємодії, однією із найбільших загальних характеристик будь-якої діяльності, включаючи управлінську.

<< | >>
Источник: Стахів О. Г., Явнюк О. І., Волощук В. В.. Основи менеджменту: Навчальний посібник. / За наук. ред. док. екон. наук, проф. М. Г. Бойко. - Івано-Франківськ, «Лілея-НВ», - - 336 с .. 2015

Еще по теме 13.1. Сутність та значення комунікацій:

  1. 5.1. Економічна сутність державного кредиту
  2. 2.6. Необхідність і сутність бюджетного обліку та звітності
  3. 10. СУТНІСТЬ ВІДСОТКІВ
  4. ТЕМА 5. ІНФОРМАЦІЯ І КОМУНІКАЦІЇ В МЕНЕДЖМЕНТІ
  5. Практичне заняття 1. ПОНЯТТЯ ТА СУТНІСТЬ МЕНЕДЖМЕНТУ
  6. Практичне заняття 5. ЕФЕКТИВНІ КОМУНІКАЦІЇ В МЕНЕДЖМЕНТІ
  7. 1.1. Сутність і значення менеджменту
  8. 3.1. Сутність управлінських рішень
  9. 4.1. Сутність планування як функції управління
  10. 5.1. Сутність функції організації та базові передумови побудови структур управління
  11. 6.1. Сутність мотивації як функції управління