12.4. Управління командами

Ефективне управління командами вимагає від керівника організації проведення послідовних змін процедури ухвалення рішень, розподілу повноважень і відповідальності, виконання завдань. Тому керівник буде змушений модифікувати звичні моделі поведінки й стилі лідерства, а також сприяти тому, щоб ті менеджери, які перебувають в його підпорядкуванні і чия діяльність пов'язана з функціонуванням команди чи команд, адекватно змінювати стилі лідерства та управління.

Можна виділити такі етапи діяльності керівника в процесі створення команд:

• попередній етап - діагностику та зміну стилю управління, підготовку організаційного середовища, встановлення мети й завдань, вироблення критеріїв оцінки, визначення напрямів і сфер використання команд;

• етап формування команди - добір претендентів, створення умов розподілу ролей;

• етап управління командою чи командами - визначення мети, моніторинг та оцінку діяльності, забезпечення умов розвитку.

Діяльність керівника з формування й управління командою здійснюється в таких напрямах:

^ надання допомоги членам команди в переорієнтації їхніх сподівань, домінантних мотивів поведінки й досвіду (щоб перенести зусилля підлеглих із самореалізації на досягнення спільної мети);

^ сприяння членам команди в їхньому прагненні усвідомити себе як команду, що має спільні цінності й моделі поведінки;

^ надання допомоги членам команди в усвідомленні того, що вони взаємозалежні в досягненні успіху чи невдачах;

^ підвищення ступеня довіри, взаєморозуміння між членами команди;

^ постійного вдосконалення комунікації в самій команді (або команди з іншими структурами організації).

Дослідники й практики формування та управління командами виявили чітку послідовність завдань, які повинен розв'язати менеджмент для функціонування команд в організації, це:

• встановлення взаємодовіри між менеджментом і потенційними членами команд;

• розвиток навичок у представників менеджменту й кандидатів у члени команд у таких сферах, як:

• міжособистісні стосунки з рівними за статусом, рівнозначними структурами;

• розв'язання міжособистісних і групових конфліктів;

• відкрита комунікація, що передбачає чесність та повагу до інших членів команди;

• забезпечення підтримки й допомоги в розвитку взаємного розуміння серед членів команди, в мотивації на досягненні результатів;

• проведення ревізії та оцінки основних навичок представників менеджменту в таких сферах, як:

- планування роботи;

- встановлення завдань менеджменту;

- контроль над виконанням завдань;

- управління часом;

- технологія розв'язання проблем;

- залучення людей у команди.

Для управління командами важливою є форма управління в команді. Форми управління в команді залежать від того, наскільки збалансовані такі показники:

• специфіка сфери діяльності команди;

• умови поставленого перед командою завдання;

• рівень спрацьованості команди;

• рівень індивідуального професіоналізму членів команди;

• наявність конструктивних лідерських якостей у керівника команди;

• характер міжособистісних стосунків у команді;

• рівнозначність мотивації всіх членів команди;

• чисельність команди;

• орієнтованість основного обсягу робіт на членів команди, які мають певну вузьку спеціалізацію.

Ефективна команда формується за умови, якщо існує і взаємодіє низка факторів. Одним із таких факторів є позитивна взаємозалежність її членів.

Позитивна взаємозалежність - це усвідомлення членами команди важливості міжособистісної комунікації, що забезпечує успішну діяльність кожного, якнайбільший внесок кожного в спільну справу, об'єднання ресурсів, взаємну підтримку та святкування спільного успіху.

Формування позитивної взаємозалежності передбачає певні зусилля з боку керівника:

• встановлення мети створення позитивної взаємозалежності на основі існування сукупності спільних цілей (прагнення досягти їх поєднує всіх членів групи) і відчуття того, що загальний успіх залежить від зусиль кожного;

• заохочення розвитку позитивної взаємозалежності: кожного члена групи слід заохочувати до виконання групових завдань, та індивідуальні зусилля, що визначають його якість;

• встановлення й розподіл у рамках взаємозалежності ролей, відповідно до яких члени групи виконуватимуть взаємо- доповнювальні та взаємозалежні функції: кожен член групи повинен нести персональну відповідальність за ефективну діяльність групи загалом;

• формування взаємозалежності завдань: при цьому завдання слід поділити на частини чи етапи, щоб робота одного члена могла бути завершена в тому разі, якщо інший співробітник уже виконав свою частину завдання (у цьому разі він теж залежить від відповідальності іншого члена групи);

• формування позитивної взаємозалежності ресурсів: кожен член групи повинен мати у своєму розпорядженні лише ту частину ресурсів, інформації чи матеріалів, які потрібні для виконання групового завдання.

Умовами формування й розвитку індивідуальної відпові­дальності в групі є постійне інформування групи про те, хто з членів найбільше потребує допомоги й підтримки для завер­шення завдання; підтримання переконаності членів групи в тому, що їхній персональний внесок у групову роботу відзначе­но і їм варто підвищувати свою відповідальність за спільний успіх.

Процедура визначення якісних і кількісних показників внеску кожного члена групи є обов'язковою, оскільки це дозволяє членам групи:

• визначити частку внеску кожного в загальну справу;

• знизити ймовірність того, що члени групи несвідомо дублюють один одного;

• одержати можливість надання допомоги від членів команди;

• визначити відповідальність кожного члена групи;

• мінімізувати ймовірність прояву бездіяльності.

Для мотивації членів групи застосовують стратегію ідентифікації індивідуальної продуктивності, тобто демонстрацію та аналіз недоліків роботи учасника групи перед усією командою.

Невід'ємним елементом управління командою є регулярне міжособистісне спілкування. Під час спілкування виробляються групові норми, здійснюється обмін багатоплановою інформацією, розвиваються довіра та взаєморозуміння. Багато членів команди - це обов'язкова умова, що забезпечує регулярне спілкування між членами.

Для ефективної спільної діяльності вагомими є навички співробітництва. Здебільшого члени команди не мають досвіду роботи в команді та не уявляють, якого роду професійні й соціальні навички їм потрібні, щоб успішно працювати за таких умов. Команда також потребує обговорення й описування моделей поведінки, як корисних, так і некорисних, на основі чого ухвалюють рішення про їх зміну або поширення.

Створити ефективну команду можна лише за умови активної участі в цьому процесі всіх її потенційних членів. Тому керівник на етапі формування повинен проводити зустрічі з кандидатами в члени команди, щоб з'ясувати для себе їхні мотиви, інтереси, рівень професійної кваліфікації і схильність до певних соціальних ролей. Керівник також повинен ініціювати збори кандидатів для відкритого обговорення місії команди, її ролі, внеску кожного члена в її функціонування. На зборах відбувається зближення позицій і думок учасників, що полегшує загальне розуміння особливостей команди. Фактично під час дискусій відбувається первинна ідентифікація учасників з командою, формування почуття «ми».

Позитивний результат створення та управління командами залежить також від методів, котрі керівник може використовувати для зміцнення команди. Фахівці виділяють п'ять основних методів управління командами:

■ метод катарсису, який дає команді можливість виразити емоційні переживання, що є основою для досягнення взаєморозуміння;

■ метод каталізації, який нівелює індивідуальні відмінності членів групи, забезпечуючи ефективне функціонування команди як однодумців;

■ метод конфронтації, який привертає увагу команди до її цінностей, до норм розподілу влади та впливу, що має значення в командній роботі;

■ метод рекомендацій, який дозволяє дослідити конкретну ситуацію й оцінити ступінь ефективності функціонування кожного члена команди;

■ метод теоретичного обґрунтування, який пропонує концепції і техніки, що довели свою корисність та ефективність в умовах командної діяльності.