<<
>>

1.1 ОРГАНІЗАЦІЯ ЯК СКЛАДНА СИСТЕМА ТА ОБ'ЄКТ УПРАВЛІННЯ

Організації існують лише з одні­єї причини - щоб допомогти людям зро­бити те, що самостійно кожному було б не під силу.

Р. Уотермен

Управління - особливий вид діяльності, завдяки якому досяга­ється перетворення неорганізованої групи у цілеспрямовану команду, яка є частиною складної системи.

Для усвідомлення та розуміння дія­льності організацій визначальну роль відіграє системний підхід до управління, оскільки будь-яка організація є відкритою, динамічною системою взаємозалежних чинників, здатною взаємодіяти із множин­ним і мінливим зовнішнім середовищем.

Організація створюється для вирішення певного кола завдань і досягнення певних цілей. Цілі організації задаються ззовні або вироб­ляються всередині неї, з урахуванням цих цілей обираються форма і будова організації. Люди об'єднуються в організації тому, що цілі, які вони ставлять перед собою, і які важливі для кожного з них, не можуть бути досягнуті ними порізно. Тільки інтеграція цілей окремих членів організації дозволить досягти цілей самої організації.

Узявши за основу визначення Ч. Барнарда, одного із класиків менеджменту 30-40 рр. XX століття, який дав визначення формальної (цілеспрямованої) організації та складових її елементів, виділив суб'єк­тивні та об'єктивні аспекти влади керівників, визначимо зміст органі­зації як об'єкта управління.

Організація - це об'єднана на основі певних правил і процедур група осіб, діяльність яких свідомо координується для досягнення спільних цілей.

За вітчизняним законодавством організації, які володіють пев­ним майновим комплексом для здійснення підприємницької діяльності та мають статус юридичної особи, називаються підприємствами.

Підприємству у певній мірі властиві характерні риси організації як соціально-економічної системи, а отже логічним є розуміння підп­риємства як синоніму організації.

Для того, щоб організація утворилася і досягла поставлених ці­лей вона повинна відповідати наступним вимогам:

- наявність не менше двох осіб;

- наявність не менше однієї суспільно-корисної цілі;

- наявність осіб, які свідомо працюють разом та здатність пра­цюючих досягти поставлених цілей;

- наявність формальної структури владних відносин, ієрархії, що характеризується певною складністю.

Приблизно до 60-х рр. XX століття проблеми організації вирі­шувалися тільки з точки зору закритих систем. Питання ділового сере­довища, конкуренції, збуту та інші, що виходять за рамки внутрішньої організації і визначають зовнішнє для підприємства середовище, прак­тично не розглядалися. З розвитком ринку уявлення про організацію змінювалися. Стало очевидним, що внутрішня динаміка організацій формується під впливом зовнішніх подій. Теорія організації починає розглядати підприємство як відкриту систему у єдності всіх складових частин та елементів, що сприймають зміни у зовнішньому середовищі і реагують на них. У 70-ті рр. XX ст. формується методологічний апа­рат для вивчення впливу зовнішнього середовища на підприємство з використанням теорії систем. Безпосереднє включення в аналіз впливу факторів зовнішнього середовища на внутрішні процеси організації стало початком ери «відкритих систем».

Останніми десятиліттями управлінський підхід до виробничого підприємства змінився і почав розглядати організацію як соціально- економічний організм, що утворює складний комплекс різноманітних відносин. Таким чином, організацією можна розглядати як сукупність підсистем, що підпорядковані або взаємно пов'язані між собою.

У дослідженні систем використовують такі основні поняття:

- система (підсистема) - сукупність елементів і зв'язків між ни­- елемент - найпростіша частина системи, що виконує специфі­чну функцію;

- зв'язок - з'єднання між елементами, яке впливає на поведінку окремих елементів і системи в цілому;

- ієрархія системи - це розташування її підсистем або елементів за певним порядком від вищого до нижчого [1].

Система - це деяка цілість, що складається із взаємозалежних частин, кожна з яких певною мірою характеризує ціле. Управління організацією як складною системою передбачає, що керівник має розг­лядати її як сукупність взаємопов'язаних елементів, до яких належать: люди, структура, завдання, технологія, що орієнтовані на досягнення певних цілей і щільно взаємозв'язані із зовнішнім середовищем.

Найскладніші системи - цілеспрямовані, поведінка яких підпо­рядковується досягненню певної мети, і ті, що здатні до самоорганіза­ції, тобто здатні у процесі свого функціонування вдосконалюватися, реагуючи на зміни в оточенні [2].

Управління в складних системах принципово відрізняється від того, що прийнято називати «оптимальним управлінням», тобто пере­веденням системи у бажаний стан по певному оптимальному шляху. Складні системи характеризуються великою кількістю параметрів. Однією із основних рис складних систем є взаємодія і взаємозалеж­ність окремих підсистем. Для того, щоб забезпечити функціонування такої системи як єдиного цілого, необхідно обов'язково враховувати результати впливу однієї підсистеми на іншу.

До основних особливостей системи можна віднести наступні:

1. Система є передусім сукупністю елементів. За певних умов елементи, відповідно, можуть розглядатись як системи.

2. Наявність суттєвих зв'язків між елементами та (або) їх влас­тивостями, що переважають над зв'язками цих елементів з тими, які не входять до даної системи. Під суттєвими зв'язками розуміють лише такі, що закономірно визначають інтегративні властивості системи, і це вирізняє систему з оточуючого середовища як цілісний об'єкт.

3. Наявність визначеної організації, що проявляється у змен­шенні ступеня ентропії (невизначеності) системи порівняно з ентропі­єю системоутворюючих факторів. До таких факторів належать: кіль­кість елементів системи, кількість суттєвих зв'язків, якими може воло­діти елемент, тощо.

4. Наявність інтегративних властивостей, тобто властивих сис­темі загалом, але не властивих жодному елементу зокрема. Це свідчить про те, що хоча властивості системи і залежать від властивостей еле­ментів, вони не визначаються ними повністю. Отже, система не зво­диться до простої сукупності елементів і, розчленовуючи її на окремі частини, не можливо пізнати всі властивості системи загалом.

У загальному вигляді поняття «система» характеризується:

а) множиною елементів;

б) зв'язками між ними;

в) цілісним характером матеріального об'єкта, явища або проце­су [3].

З погляду системного підходу основними властивостями орга­нізації як системи є:

- організації є цілісними системами;

- організації складаються з окремих підсистем, що є їх складо­вими;

- наявність спільної головної мети для всіх компонентів та під­систем організації;

- підпорядкування цілей кожного компонента спільній меті сис­теми та усвідомлення кожним виконавцем своїх завдань і загальної мети;

- виконання кожним елементом своїх функцій, зумовлених пос­тавленими завданнями;

- відношення субординації та координації між компонентами системи (тобто ієрархічний принцип будови й управління);

- наявність зворотного зв'язку між керуючою та керованою під­системами;

- суттєва залежність від зовнішнього середовища [4].

Загальними характеристиками організацій як відкритих сис­тем є:

- наявність ресурсів, які в процесі виробничої діяльності перет­ворюються у «виходи» організації, тобто формують основні результа­ти її діяльності;

- наявність спільних цілей та спільна діяльність персоналу ор­ганізації;

- взаємозв'язок із зовнішнім середовищем та залежність органі­зації від зовнішнього середовища;

- наявність вертикального та горизонтального поділу праці;

- структуризація функціональних підрозділів та координація спільної діяльності;

- необхідність системного управління організацією.

Будь-яка організація, не залежно від її конкретного призначен­ня, може бути описана за допомогою низки параметрів, серед яких головними є: мета організації, її організаційна структура, зовнішнє і внутрішнє середовище, сукупність ресурсів, нормативна і правова основа, специфіка процесу функціонування, система соціальних та економічних відносин і, нарешті, організаційна культура.

Дещо спрощено організацію як систему можна описати наступ­ним чином. Організація отримує з зовнішнього середовища інформа­цію, матеріальні, трудові, фінансові, енергетичні та інші види ресурсів. Ці елементи мають назву «входи». У процесі перетворення ці входи перетворюються на підприємстві у продукцію або послуги та стають виходами організації.

Якщо управління організацією ефективне, то в процесі перетворення формується додана вартість. За цих умов збіль­шується обсяг продажу, зростають прибуток, задоволення власників та працівників організації результатами своєї праці.

Однією з важливих особливостей організації є її взаємозв'язок із зовнішнім середовищем та суттєва залежність від останнього, що про­являється у необхідності одержання ресурсів для свого функціонуван­ня і розширення кола споживачів, що використовують результати дія­льності організації. Організація не може залишатися ізольованою, їй необхідно взаємодіяти з іншими системами (суспільними організація­ми, постачальниками, замовниками, державними органами управління, профспілками тощо) для забезпечення належних умов існування та розвитку.

Внутрішні складові організації - це ситуативні чинники, які є об'єктом управлінської діяльності. Однак, не завжди ці чинники мо­жуть бути повністю контрольованими зі сторони керованої підсисте­ми. Основні аспекти внутрішнього середовища організації, які потре­бують уваги керівництва, - це цілі, структура, завдання, технології та персонал.

Цілі - це бажаний кінцевий стан окремих характеристик органі­зації, або результати, на досягнення яких спрямована її діяльність [5]. Організацію можна розглядати як засіб, що уможливлює спільне дося­гнення таких результатів, яких неможливо було б досягти окремим її підрозділам та працівникам. Цей процес є потужним механізмом коор­динації, оскільки дає можливість персоналу організації розуміти до чого їм слід прагнути.

Структура - це логічні взаємовідносини рівнів управління, які дають змогу найефективніше досягати цілей організації. Структура організації передбачає поділ праці, що є необхідною умовою виконан­ня основних функцій.

Практично в усіх організаціях існує горизонтальний поділ праці за функціональними напрямами. Горизонтальний поділ праці характе­ризує переваги спеціалізації. Вибір функціональних складових визна­чає основну структуру організації та можливості її ефективної діяль­ності та формування функціональних конкурентних переваг.

Вертикальний поділ праці реалізується за принципом ієрархії управління зверху донизу, який передбачає підпорядкування праців­ників різних рівнів.

Необхідність структурної координації є обов'язковою умовою при існуванні горизонтального та вертикального поділу праці. Якщо керівництво організації не створить чітких формальних механізмів координації, функціональні зони та окремі працівники не зможуть ефективно виконувати завдання та досягати цілей організації, оскільки без відповідної формальної координації окремі елементи можуть від­дати перевагу забезпеченню власних інтересів, а не інтересів організа­ції в цілому.

Завдання - це певна робота, її частина або етап, серія робіт, що має бути виконана у заздалегідь встановлений термін та спосіб. За­вдання організації поділяють на роботу з людьми, з предметами (ма­шинами, сировиною, інструментами) чи з інформацією.

Важливим чинником ефективності виробництва є спеціалізація завдань, тобто поділ роботи на окремі операції, що сприяє підвищенню ефективності праці окремих працівників та функціонування організації в цілому.

Якщо завдання виконані відповідним чином, якісно та у чітко встановлені строки - організація суттєво підвищує свої шанси на ефек­тивну та результативну діяльність.

Персонал - це сукупність усіх працівників підприємства, що ви­конують виробничі або управлінські операції і зайняті переробкою предметів праці із використанням засобів праці [17].

До основних характеристик та властивостей персоналу, які ма­ють вплив на ефективність діяльності належать:

- розумові та фізичні здібності;

- цінності;

- потреби;

- очікування;

- продуктивність;

- рівень загальної та організаційної культури.

Жодна ціль не може бути досягнута, а завдання виконано без людського чинника, який є найважливішим у системі менеджменту організації.

Технологія - це спосіб перетворення ресурсів (матеріальних, си­ровинних, людських, енергетичних, фінансових, інформаційних), тоб­то входів системи у готові продукти або послуги.

Ця складова внутрішнього середовища щільно пов'язана з усіма іншими складовими, оскільки цілі організації формують її основні завдання, а виконання завдання передбачає використання конкретної технології, яка саме і є способом перетворення «входів» організації на її «виходи», тобто результати. Персонал, в свою чергу, визначає при­датність наявної технології для виконання завдань та досягнення цілей організації.

Рис. 1.1 - Взаємозв'язок елементів внутрішнього середовища

організації

Отже, внутрішнє середовище організації - це модель взає­мозв'язку цілей, структури, завдань, технології і персоналу.

Аналіз внутрішнього середовища організації дає змогу виявити ті можливості і потенціал, на який може розраховувати організація задля досягнення своїх цілей. Внутрішнє середовище організації аналі­зується за такими напрямками:

- відповідність наявної організаційної структури цілям та за­вданням організації;

- кадровий потенціал організації;

- стан операційної діяльності організації (ступінь використання виробничих потужностей, продуктивність, трудомісткість, ефектив­ність використання основних та оборотних фондів, асортиментний ряд та якість продукції (послуг) та інше);

- стан маркетингової діяльності на підприємстві;

- стан та рівень інвестиційно-інноваційної діяльності;

- фінансовий стан організації;

- рівень організаційної та корпоративної культури;

- рівень конкурентоспроможності та основні конкурентні пере­ваги організації.

Дослідження внутрішнього середовища спрямоване на з'ясування сильних та слабких сторін організації. Сильні сторони є тією базою, на яку організація спирається у конкурентній боротьбі та яку вона повинна намагатись розширювати і укріплювати. Слабкі сто­рони мають бути предметом пильної уваги керівництва, щоб їх позбу­тись.

Зовнішнє середовище організації досліджується для визначення загроз та можливостей, які необхідно враховувати при визначенні та досягненні цілей та завдань організації.

Особливими властивостями зовнішнього середовища є:

- складність;

- мінливість;

- взаємозалежність та взаємозв'язок чинників;

- невизначеність;

- інформаційна обмеженість.

Зовнішнє середовище організації - це сукупність чинників, що її оточують та справляють на її діяльність відповідний вплив. Складність зовнішнього середовища визначається кількістю чинників, на які орга­нізація повинна реагувати, а також ступенем варіативності кожного з них.

Дослідження зовнішнього середовища організації передбачає аналіз мікрооточення (безпосереднього оточення) та макрооточення (опосередкованого оточення).

Зовнішнє мікрооточення організації містить такі чинники: пос­тачальники, споживачі, конкуренти, державні органи та законодавчі акти, профспілки тощо.

Постачальники забезпечують організацію матеріальними, фі­нансовими, трудовими та іншими ресурсами, необхідними для досяг­нення визначених цілей та завдань.

Споживачі визначають основні характеристики, цінності та вла­стивості продуктів та послуг, що виробляються.

Конкуренти є одним із найважливіших чинників мікросередо- вища організації. Від реакції на конкурентів залежить цінова, асорти­ментна, економічна та соціальна політика організації.

Вплив інших чинників мікросередовища визначається через по­даткову, фіскальну, законотворчо-правову та соціальну політику дер­жави.

До зовнішнього макрооточення належать чинники, які можуть не здійснювати безпосереднього та негайного впливу на діяльність організації, але які все одно мають певний (опосередкований) вплив на

Дослідження макрооточення передбачає аналіз міжнародних чинників, політичних процесів у країні, стану економіки, рівня науко­во-технічного та технологічного розвитку суспільства, соціально- культурних чинників, стану навколишнього середовища тощо. Розгля­немо їх більш детально.

Міжнародні чинники та оточення. Керівництво фірм, що діють на міжнародних ринках, має постійно аналізувати зовнішньоторгове­льну кон'юнктуру, митну, антидемпінгову та іншу політику країн- партнерів. Економіка, культура, кількість та якість ресурсів, рівень науково-технічного прогресу можуть суттєво різнитися у різних краї­нах. При реалізації функцій менеджменту організації слід зважати на ці особливості.

Політичні чинники та процеси. Внутрішній ринок знаходиться під впливом політичних процесів та рішень. Успішне функціонування організації залежить від рівня політичної стабільності у країні. Керів­ництву організації необхідно мати уявлення про наміри органів влади щодо певних секторів економіки та суспільства в цілому. Так, великі компанії намагаються брати участь у політичному процесі, що дає їм можливість лобіювати власні інтереси та певною мірою впливати на управлінські рішення. Політичні фактори також можуть бути джере­лом як загроз, так і позитивних можливостей для організації.

Економічні чинники. Ефективне управління організацією перед­бачає вміння оцінювати, як вплинуть на внутрішнє середовище загаль­ний стан та можливі зміни в економіці країни. Економічні фактори необхідно постійно відстежувати, тому що дослідження стану еконо­міки дає змогу з'ясувати, як формуються та перерозподіляються ресу­рси, визначають здатність споживачів купувати ті чи інші товари або послуги, тобто визначають рівень їхньої купівельної спроможності. До найважливіших економічних показників відносять ВВП, темпи інфля­ції, валютні курси, відсоткові ставки, платіжний баланс країни, рівень безробіття та ін.

Технологічні та науково-технічні чинники. Технологія є одноча­сно внутрішньою змінною та складовою зовнішнього середовища. Аналіз новітніх науково-технічних тенденцій дає змогу своєчасно змінювати технології, або займати нові ніші на ринку, що з'являються внаслідок науково-технічного прогресу. Технологічні нововведення суттєво впливають на ефективність та конкурентоспроможність орга­нізації.

Соціально-культурні чинники. Дослідження цих факторів спря­моване на визначення впливу таких соціальних показників, як рівень життя та освіти населення, традиції та цінності, що існують у суспільс­тві, демографічні тенденції тощо. Соціальні фактори впливають як на інші фактори макрооточення, так і на внутрішнє середовище організа­ції.

Стан навколишнього середовища. До основних факторів впливу на довкілля, які слід враховувати в діяльності організацій, належать: обсяги викидів у середовище забруднюючих та отруйних речовин; рівень фізичного (електромагнітного, радіаційного, теплового) впливу; надійність і соціально-екологічна безпека виробничих систем і вели­ких технологічних об'єктів - гідротехнічних споруд, газо- і нафтого- нів, тунелів тощо; кількість і якість продукції, що виготовляється, її безпечність і утилізаційна придатність; стан природного середовища, у якому розташоване підприємство (до і після реалізації запланованої стратегії розвитку) та розміри можливих незворотних негативних нас­лідків [2].

Таким чином, зовнішнє середовище організацій є складним, мі­нливим, взаємопов'язаним і досить невизначеним. Організації, прагну­чи зменшити рівень невизначеності зовнішнього середовища можуть застосовувати дві стратегії - пристосуватись до змін або впливати на середовище з метою зробити його більш сприятливим для свого функ­ціонування. Перша стратегія може бути реалізована завдяки створен­ню гнучких організаційних структур з високим рівнем децентралізації влади. Керівники таких організацій повинні вміло використовувати сучасний інструментарій для прогнозування майбутніх змін, володіти ринковою інтуїцією, так званим «баченням». Друга стратегія, як пра­вило, доступна лише великим компаніям або таким, які об'єднуються з метою збільшення своїх можливостей.

Динамічність зовнішнього середовища та взаємозв'язок його факторів ускладнюють, перешкоджають точному і одночасному вра­хуванню всіх можливих наслідків постійного впливу на різноманітну діяльність підприємства. Своєчасній і об'єктивній оцінці явищ, проце­сів і тенденцій, що відбуваються в зовнішньому середовищі, стає на заваді також відсутність певного (часто значного) обсягу достовірної інформації. Зважаючи на це, керівники підприємств мають обмежува­ти спектр зовнішніх чинників, які слід враховувати, віддавати перевагу тим з них, які найістотніше впливають на результати діяльності. Особ­ливу увагу слід звертати на аналіз середовища прямої дії. Важливою особливістю факторів прямої дії є інтенсивність і постійний характер впливу, спрямованість на зміну базових внутрішніх складових органі­зації. Це потребує оперативної розробки господарських заходів щодо пом'якшення їхніх негативних наслідків або, навпаки, повнішого вико­ристання сприятливих можливостей [2].

Системна модель організації наведена на рис. 1.2.

Отже, згідно з рисунком, організація є системою, тобто сукупні­стю взаємопов'язаних, взаємодіючих елементів, які складають цілісне утворення, що має властивості, відмінні від властивостей складових елементів. На сучасному етапі усі організації розглядаються як відкри­ті системи, тобто такі, внутрішні елементи яких взаємодіють не лише між собою, але із зовнішнім середовищем.

Соціально- культурні ЧИН­НИКИ

Політичні чин­ники

Для успішного розвитку підприємства потрібно вміти своєчасно реагувати на зміни у зовнішньому середовищі. Це особливо актуально сьогодні, коли конкурентна боротьба, смаки споживачів, розвиток нових технологій та інші зовнішні фактори змінюються надзвичайно швидкими темпами.

<< | >>
Источник: Т. В. Назарчук, О. М. Косіюк. Менеджмент організацій : Навчальний посібник. - К.: «Центр учбової літератури», - 560 с.. 2015

Еще по теме 1.1 ОРГАНІЗАЦІЯ ЯК СКЛАДНА СИСТЕМА ТА ОБ'ЄКТ УПРАВЛІННЯ:

  1. ТЕМА 2. ОРГАНІЗАЦІЇ ЯК ОБ'ЄКТ УПРАВЛІННЯ
  2. 6.1. Сутність мотивації як функції управління
  3. 1.1 ОРГАНІЗАЦІЯ ЯК СКЛАДНА СИСТЕМА ТА ОБ'ЄКТ УПРАВЛІННЯ
  4. 1.2 ОСОБЛИВОСТІ СИСТЕМНОГО ТА ФУНКЦІОНАЛЬ­НОГО БАЧЕННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ
  5. 1.3 ХАРАКТЕРИСТИКА ОСНОВНИХ ПІДСИСТЕМ МЕ­НЕДЖМЕНТУ ОРГАНІЗАЦІЇ
  6. 1.5 РІВНІ ДОСКОНАЛОСТІ ОРГАНІЗАЦІЇ
  7. 3.1 «ЖОРСТКИЙ» ТА «М'ЯКИЙ» СИСТЕМНИЙ ПІДХІД ДО УПРАВЛІННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНИМИ ПРОЦЕСАМИ
  8. 3.3 КОМПЛЕКСНИЙ МЕХАНІЗМ УПРАВЛІННЯ: ЕКО­НОМІЧНИЙ, МОТИВАЦІЙНИЙ, ОРГАНІЗАЦІЙНИЙ, ПРАВО­ВИЙ
  9. 3.5 МЕТОДОЛОГІЯ ПРОЕКТУВАННЯ СИСТЕМИ МЕНЕ­ДЖМЕНТУ ТА УПРАВЛІНСЬКИХ ПРОЦЕДУР
  10. 4.1 ЕЛЕМЕНТИ ОРГАНІЗАЦІЙНО-УПРАВЛІНСЬКОГО АНАЛІЗУ
  11. 4.2 ІНЖИНІРИНГОВИЙ ОПИС ПРОЦЕСІВ В ОРГАНІ­ЗАЦІЇ
  12. 5.1 ДИЗАЙН ОРГАНІЗАЦІЇ ЯК НАБІР ПАРАМЕТРІВ, ЩО ВИЗНАЧАЮТЬ РІВНІ ПОДІЛУ ПРАЦІ ТА КООРДИНУВАННЯ
  13. 5.3 ОБ'ЄКТИ ТА КОМПОНЕНТИ ОРГАНІЗАЦІЙНИХ ПЕ­РЕТВОРЕНЬ
  14. 6.1 МОДЕЛІ ОРГАНІЗАЦІЇ ЯК ВІДКРИТОЇ СИСТЕМИ
  15. 6.2 РІЗНОВИДИ ТА КОМБІНАЦІЇ МОДЕЛЕЙ УПРАВ­ЛІННЯ ОРГАНІЗАЦІЯМИ
  16. 7.1 ЗАВДАННЯ МЕНЕДЖЕРА ЩОДО КЕРІВНИЦТВА В ОРГАНІЗАЦІЇ
  17. 7.6 УПРАВЛІННЯ ДИСЦИПЛІНОЮ
  18. Ситуація 2. Оцінка економічної ефективності організаційної структури управління підприємства