2.3.10. АДМИНИСТРИРОВАНИЕ ПРОЕКТА

Администратор проекта должен:

• использовать современные средства и приемы управления про­ектами для предоставления руководителям проектов администра­тивных услуг в области планирования, составления графиков, отслеживания хода исполнения и отчетности;

• обеспечить взаимопомощь и наилучшее использование ресурсов проекта;

• обеспечить руководителей проектов и компаний, выполняющих проект, компактной информацией, обеспечивающей возможность контроля за проектами, ресурсами и приоритетами.

Для того чтобы решать эти задачи, администратор должен уметь:

• выявлять проекты, нуждающиеся в администрировании;

• проводить структурно подготовленные интервью с руководителя­ми и участниками проектов. Результатом этих интервью должны быть планы, с которыми все участники работ были бы согласны;

• готовить ресурсно сбалансированные планы, отвечающие целям руководства;

• разрабатывать процесс сбора информации о ходе работ по про­екту;

• составлять отчеты о состоянии проекта, которые дают возмож­ность руководителям проекта, его участникам и руководителям компаний придерживаться намеченных графиков.

Администратор проекта, в силу специфики своей деятельности, равноправен с руководителями проектов (неподотчетен им).

Показателем успешности администрирования является удовлетво­ренность руководителей компаний состоянием (степенью детализации, частотой) отчетности.

Руководители должны быть в состоянии, используя информацию Администратора, контролировать проекты и принимать по ним обос­нованные решения. Что касается менеджеров проектов, то если им нравится пользоваться услугами Администратора проекта (не исполь­зовать собственные источники информации), значит, он «на месте».

На практике следует помнить, что, несмотря на очевидные пре­имущества административного управления проектами, возникает ряд опасностей, которых следует избегать:

• слишком много времени уходит на оценку и решения;

• планирование осуществляется «сверху вниз»;

• план прорабатывается недостаточно детально (разумеется, руко­водитель проекта, а не администратор знает лучше все «болевые точки» проекта);

• участники разработки плана нередко держат в секрете от адми­нистратора важные детали;

• отчетность о состоянии проекта не полезна ни для проектных групп, ни для руководства компании;

• отслеживание работ по проекту вместо контроля за проектом.