2.4. Технология и методы инновационного менеджмента 2.4.1. Коммуникации в инновационном менеджменте

Сущность и задачи коммуникаций. Практическая деятельность менед­жера любого уровня во всех сферах инновационного процесса выражается в общении с людьми и заключается в получении, переработке, использовании и передаче информации. Известно, что руководитель любого уровня от 50 до 90% своего времени тратит на работу с информацией. Информация, таким образом, составляет один из центральных элементов управленческой дея­тельности на ИП. При этом под информацией в менеджменте понимаются целенаправленные знания, используемые для анализа ситуации и принятия управленческих решений. Объем и содержание информации на предпри­ятии зависят от масштабов и характера осуществляемых инновационных программ, принятой организационной структуры ИП. Современные ИП, обладающие, как правило, сложной многоуровневой и диверсифицирован­ной структурой, вынуждены использовать в своей деятельности огромные объемы разнообразной научно-технической, технологической, производст­венной и экономической информации, составляющей содержание внутри­фирменной информационной системы. Уровень информационного обеспе­чения инновационных процессов, качество информационной системы, ее полнота, оперативность и гибкость имеют жизненно важное значение для ИП. Однако не менее существенное значение имеют и способы использова­ния информации для управления инновациями в процессе коммуникаций на ИП.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребнос­тями использующего ее управленческого звена и характером принимаемого управленческого решения. В процессе разделения труда, характерном для современных ИП, каждое лицо, принимающее решение, концентрирует у себя определенную информацию. Для подготовки и последующей реализа­ции управленческого решения менеджер должен собрать, обобщить и пере­дать соответствующую информацию другому лицу или нескольким лицам. Обмен информацией между участниками инновационного процесса с целью эффективной организации деятельности ИП и составляет сущность функ­ции коммуникации. Схематически суть коммуникации можно представить следующей упрощенной процедурой (см. рис. 2.13).

Рис. 2.13. Структура коммуникационной ячейки

Элементарным звеном коммуникационного процесса выступает комму­никационная ячейка, состоящая из коммуникатора (передатчика), коммуни­канта (приемника) и коммуникационного канала. В качестве коммуникато­ра может выступать любое звено структуры, принимающее управленческое решение. Именно у него возникает содержательная идея о предмете комму­никации, связанная с осуществляемым инновационным проектом или орга­низационной деятельностью менеджера. Коммуникатор как инициатор ин­формационного контакта определяет состав коммуникантов и выбирает форму коммуникационного канала.

Коммуникант может представлять элементы внешней среды и внутрен­ние звенья ИП.

Активное и существенное значение для эффективности коммуникации имеет правильный выбор коммуникационного канала. В качестве коммуни­кационного канала используется большое разнообразие носителей инфор­мации. Выбор конкретного носителя зависит от характера информации, постоянства, интенсивности и периодичности использования канала. В ин­новационном менеджменте форма коммуникационного канала должна учи­тывать и эмоциональные аспекты, возможности аргументации, убеждения, мобилизации исполнителей. Наряду с техническими средствами передачи информации в инновационном менеджменте целесообразно предусматри­вать в качестве коммуникационных каналов научно-технические совеща­ния, конференции, семинары, активные формы выработки решений типа «мозговой атаки» и пр. Выбор коммуникационного канала зависит и от того, является ли коммуникация временной, разовой или относится к штатным формам деятельности менеджера. Постоянные коммуникационные каналы объединяются в коммуникационные сети, которые состоят из пунктов и связей. В пунктах коммуникационные партнеры выступают и как передат­чики, и как приемники информации. Связи определяют коммуникационные каналы. В зависимости от структуры различают звездообразные, кольцевые и полные коммуникационные сети в менеджменте (см. рис. 2.14).

При звездообразной сети, используемой преимущественно в централизо­ванных структурах организаций, коммуникатор А имеет кратчайшую форму связи со всеми коммуникантами от Б до Е. В свою очередь все коммуниканты от Б до Е могут связываться друг с другом только через А. При кольцевой структуре устанавливаются устойчивые коммуникационные связи трех смежных партнеров. Наибольшие возможности для коммуникаций предо­ставляет полная структура сети, при которой каждый из партнеров обеспе­чен прямым коммуникационным каналом. Следует иметь в виду, что это и наиболее дорогостоящая, сложная и наименее помехоустойчивая структура. Обязательным элементом первичной коммуникационной ячейки выступает канал обратной связи, без которого немыслим действенный обмен информа­цией, контроль полноты и правильности усвоения передаваемой информа­ции. По утверждению специалистов, до второго уровня иерархии руководи­телей доходит обычно лишь 63% передаваемой информации, до третьего уровня — 40, до четвертого — 20%. Качественно изменить подобное соотно­шение на крупных ИП со сложной структурой возможно только при тща­тельной организации обратных коммуникационных связей.

Коммуникация как функция менеджмента занимается рациональной ор­ганизацией информационных потоков на ИП с целью эффективного управ­ления инновационными процессами. Основными задачами коммуникаций в инновационном менеджменте являются:

• определение и планирование потребности в информации для каждого звена управления на ИП;

• организация информационного обеспечения системы управления на ИП;

• формирование рациональных способов и процедур подготовки и реали­зации управленческих решений;

• разработка и внедрение прогрессивных информационных технологий в управлении;

• координация и контроль управленческих решений, обеспечение испол­нительской дисциплины на ИП;

• разработка и реализация единой технической политики в области ин­формационных технологий в управлении на ИП.

Несмотря на существенное значение технических средств в информаци­онном обеспечении инновационных процессов, следует иметь в виду, что коммуникационная функция менеджмента имеет значительно более широ­кий круг задач.

Виды и формы коммуникаций в инновационном менеджменте. Специа­лизация как следствие разделения труда в инновациях наряду с постоянно усложняющейся организационной структурой ИП приводит к расширению разнообразия видов и форм коммуникаций в менеджменте на ИП. В теории менеджмента и на практике выработаны достаточно общие рекомендации по способам и приемам организации эффективной системы коммуникаций в той или иной сфере предпринимательской деятельности. В основу таких рекомендаций закладывается, как правило, учет специфических свойств уп­равляемых объектов, состава партнеров и характера решаемых совместно проблем. Особенности инновационных процессов безусловно предъявляют специфические требования к организации коммуникационных отношений в этой сфере. Необходимо учитывать высокий образовательный и интеллек­туальный уровень участников инноваций, неопределенный характер ожида­емых результатов и связанную с ним высокую степень коммерческого риска, многовариантность возможных решений проблем и часто недостаточность использования лишь экономических критериев для их оценки. Определен­ную сложность в организации коммуникаций в инновациях составляет и фактор перспективной ориентации инновационных проектов, прогнозный характер ожидаемых последствий во внешней среде, многообразие партне­ров из различных отраслей науки, техники и производства. Все перечислен­ные особенности инноваций должны учитываться при формировании состава и видов коммуникаций на ИП. Принципиальное значение при дифференциа­ции коммуникаций имеют следующие признаки: направление, область исполь­зования, способ и форма коммуникационных отношений (см. рис. 2.15). В зависимости от направления различают содержательные и процессуальные коммуникации.

Рис. 2.15. Виды коммуникаций в инновационном менеджменте

Содержательные коммуникации специалистов связаны с выполнением ими специфических функциональных обязанностей, вытекающих из прово­димых инновационных программ и имеющих профессиональный характер.

Процессуальные коммуникации, часто называемые организационными и характерные в большей степени для руководителей различного уровня на­чиная от руководителя группы, имеют регламентированную форму, перио­дичность и направлены на поддержание эффективного менеджмента на ИП.

Коммуникации направлены на обеспечение качественной подготовки и реализацию управленческих решений, принимаемых в рамках стратегичес­кого управления, планирования, организации и контроля инновационных процессов на ИП. Способы осуществления коммуникаций выбираются в соответствии с обеспечиваемой ими функцией управления. Особое значение имеют коммуникации, связанные с контролем за ходом инновационных про­цессов. Они должны носить содержательный (контроль за качеством работ, достоверностью и полнотой экспериментов и т. д.) и процессуальный (кон­троль сроков, затрат, режима работ и т. д.) характер. Коммуникации в инно­вациях могут иметь формальный и неформальный способы осуществления. Ввиду творческого характера труда разработчиков содержательные комму­никации в инновациях часто носят неформальный характер. Процессуаль­ные коммуникации требуют более строгой регламентации, обязательного выполнения и протокольного оформления.

Формы коммуникаций в менеджменте различаются на внешние и внут­ренние. Внешние коммуникации ИП определяются его окружающей средой:

• коммуникации с потребителями с помощью рекламы и специальных программ продвижения продукции на рынки;

• коммуникации с поставщиками и партнерами по кооперации с помо­щью соглашений, договоров и организационных мер;

• коммуникации с общественностью с целью создания и поддержания научного имиджа на местном, национальном и международном уровнях;

• коммуникации с государственными органами в форме статистической отчетности, налоговых платежей, экологического и прочих видов надзора;

• коммуникации с политическими структурами с целью влияния на зако­нодательную деятельность в стране путем лоббирования на разных уровнях благоприятных решений;

• коммуникации с общественными организациями, в том числе профсо­юзными, с целью формирования благоприятных условий найма и труда работников.

Внутренние коммуникации определяются организационной структурой ИП. Принципиально по формам проведения различают вертикальные меж- уровневые и горизонтальные (функциональные) коммуникации. При их организации необходимо учитывать разнонаправленность коммуникацион­ных связей: вертикальные коммуникации должны отражать как восходящие, так и нисходящие информационные потоки, а горизонтальные — возмож­ность двустороннего информационного обмена.

Процесс коммуникаций в инновационном менеджменте. Коммуникации в инновационном менеджменте отражают непрерывный процесс обмена ин­формацией между участниками инноваций. Рабочая процедура коммуникаци­онного процесса включает, как правило, четыре последовательных этапа: под­готовку информации, выбор коммуникационного канала, передачу информа­ции и контроль реакции. Подготовка информации включает генерирование идеи коммуникации, ее цели, оценку возможных последствий, определение состава коммуникантов и выбор времени осуществления коммуникации.

Выбор коммуникационного канала означает тщательную подготовку про­цедуры передачи информации, т. е. определение способа и формы обмена информацией, подбор технических средств, кодирование информации, спо­собы ее дублирования. Следует помнить, что коммуникационный канал в инновационном менеджменте — это не просто техническое средство. Это эле­мент, несущий значительную психологическую нагрузку. В зависимости от целей коммуникации могут использоваться различные коммуникационные каналы: приказы и распоряжения, совещания и конференции, бюллетени и информационные сообщения, беседы и административные комиссии, отче­ты и протоколы и многие другие способы эффективного обмена управлен­ческой информацией. Передача информации означает осуществление в ус­тановленный срок продуманного и подготовленного мероприятия по обме­ну информацией. Этот этап составляет часть целостного коммуникацион­ного процесса.

Завершающим этапом коммуникационного процесса является контроль реакции коммуникантов на полученную информацию путем сопоставления ожидаемых и фактических результатов. При оценке результатов следует учитывать возможное негативное влияние различных факторов: наличие информационных шумов, искажающих смысл сообщения, возникновение вербальных и невербальных помех при обмене, использование несоответст­вующей информационной технологии и пр.

Эффективность коммуникаций, как и любого процесса, зависит от уров­ня их организации. Главная цель организации коммуникационного процесса на ИП состоит в обеспечении полного усвоения передаваемой информации при минимальных затратах на менеджмент. Как любая организационная задача, проектирование коммуникационных процессов на ИП предусматривает три основные фазы работ: формирование коммуникационной проблемы, поиск вариантов ее решения и принятие коммуникационного решения (рис. 2.16).

Рис. 2.16. Процесс проектирования коммуникаций

Формирование коммуникационной проблемы на ИП осуществляется после проектирования ее организационной структуры или при любых изме­нениях в ней в соответствии с новыми инновационными программами. Ана­лиз информационных потерь и расчет потребности в информации произво­дятся на всех иерархических уровнях и по всем структурным подразделени­ям ИП. Варианты построения формальных коммуникационных сетей на предприятии формируются на основе альтернативных решений в области структуры информационных потоков, типа используемых коммуникацион­ных каналов, установленных процедур. Альтернативные решения проекти­руются для каждой группы менеджеров как типовые регламентные процеду­ры коммуникаций. Коммуникационное решение, содержащее регламент коммуникационных процедур для конкретного руководителя, должно при­ниматься с учетом минимизации затрат на его реализацию.