1.6. Обобщение учетной информации для составления бухгалтерской отчетности

При большом количестве записей в учетных регистрах для обнаружения ошибок в них используется сплошная проверка (пунктировка записей).

Выборка - способ выявления ошибок при несовпадении итогов синтетического и аналитического учета. Для этого делают выборку сумм из аналитических счетов по статьям или субсчетам синтетического счета. Затем подсчитывают итоги выборки и сравнивают с данными синтетического счета.

При неправильно составленных бухгалтерских записях ошибки выявляются путем просмотра их и ознакомления с первичными документами, на основании которых они были составлены. После того, как ошибки найдены, производят их исправление.

Корректурный способ применяется для исправления о и \ ибо к в доку ментах (кроме кассовых и банковских), Исправление произ­водится путем зачеркивания неправильных и надписывания пра­вильных записей, заверенных подписью исправляющего с ого­воркой «Исправлено».

Ошибки, допущен к ые в корреспонденции счетов и повторен­ные б разных учетных регистрах, исправляются способом «допол­нительных проводок». Этот способ применяется при правильной корреспонденции счетов» если запись сделана а меньшей сумме. В этом случае на разницу составляется дополнительная проводка на сумму, недостающую до правильной,

Пример.

Д-т с ч. 20 «Оси о е н ое л р оизводегио* 5000 руб.

К-т сч. 10 «Матер иал ы » 5 ООО ру 6.

В результате дополиительной записи на сумму 500 руб. по кредиту счета -»Материалы*> и дебету счета «Основное производство» будет отра­жена правильная сумма.

Способ «Красное сторно» применяется для исправлена непра- льной корреспонденции счетов. При этом составляются две хгалтерские записи (проводки). Неправильная запись л о вторя- ся красными чернилами, что означает вычитание и тем самым ; сторнирование, уничтожение. Затем делается дополнительная апись (проводка) с правильной корреспонденцией счетов.

Способ обратных проводок используется для исправления не- (равильной корреспонденции счетов. При этом неправильная .апись исправляется обратной бухгалтерской записью (провод- а затем делается правильная запись.

Данный способ можно использовать, если не искажается эко­номическое содержание операции,

В зависимости от сочетания учетных регистров, порядка их за! ] ал нения и способа обобщения учетной информации различа­ют несколько форм бухгалтерского учета>

Мемориально-ордерная форма получила свое название от учетного регистра - мемориальный ордер. Мемориальные орде­ра являются документами бухгалтерского оформления, в которых осуществляются бухгалтерские записи (проводки) по хозяйствен­ным операциям. За каждым мемориальным ордером закрепляет­ся постоянный номер, что позволяет составить лишь один ордер 64 в месяц на каждую группу однородных операций. Докумен гы, на основе которых производятся записи в мемориальный ордер, подшиваются к нему. Оформленные ордера регистрируют в хронологическом порядке в журнале регистрации мемориальных ордеров (хронологический регистр синтетического учета). Итоги оборотов по регистрационному журналу должны соответствовать итогам оборотов по дебету и кредиту синтетических счетов, что подтверждает правильность разноски операций по счетам синтетического учета.

Бухгалтерские записи (проводки) из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги (контрольной ведомости), которая является синтетическим регистром систематического учета. В Главной книге содержится информация только по синтетическим счетам, каждому из которых отводится отдельный лист. В левой стороне листа отражаются дебетовые записи, в правой — кредитовые. Записи производятся по шахматному принципу, т. е. с указанием корреспонденции счетов. В Главной книге приводятся только обороты по синтетическим счетам, сальдо не выводится. На основе итогов Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам или шахматная оборотная ведомость для проверки полноты отражения хозяйственных операций, итоги ее оборотов по дебету и кредиту сверяются с итогами журнала регистрации мемориальных ордеров.

По данным оборотной ведомости по синтетическим счетам составляют баланс.

Аналитический учет ведется в карточках на основе первичных документов, подшитых к мемориальным ордерам. По данным об остатках и оборотах, отражаемых в карточках, составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам. Итоги таких ведомостей сверяются с итогами оборотной ведомости по синтетическим счетам (рис. 1.7).

Журнально-ордерная форма построена на использовании журналов-ордеров.

Журнал-ордер — регистр, в котором сочетаются хронологические и систематические, а также аналитические и синтетические формы записи.

Журналы-ордера ведутся непосредственно на основе первичных документов только по счетам с небольшим числом отражаемых в них операций. При большом количестве однородных первичных документов данные их сначала накапливаются в накопи-

тельных и группировочных вспомогательных ведомостях или таблицах, итоги которых в конце месяца переносятся в соответствующие журналы-ордера. Каждый из них имеет свой постоянный номер и открывается для каждого синтетического счета или нескольких взаимосвязанных счетов .

Первичные документы

і

Накопительные групп и р овоч ные ведомости

Карточки аналитического учета

г..

Оборотные ведомости по аналити­ческим счетам

Условные обозначения: ——текущие записи

----- ► однократная запись

----- ► сверка данных

Рис. 1.7. Мемориально-ордерная форма учета

Журналы-ордера построены по кредитовому принципу; ведутся они по кредиту одного или нескольких однородных счетов. Заранее предусмотрена типовая корреспонденция счетов, что уменьшает вероятность появления ошибок. Журналы-ордера имеют различное строение в зависимости от особенностей учитываемых объектов. По содержанию и форме их можно подразделить натри группы.

Журналы-ордера первой группы состоят из двух частей: первая — собственно журнал-ордер; в нем регистрируются кредитовые обороты по счету; вторая - вспомогательные ведомости, составленные в целях контроля за движением денежных средств. Например, к журналу-ордеру № 1, который ведется по кредиту счета 50 «Касса», открывается вспомогательная ведомость № 1 по дебету счета 50 «Касса».

Записи в указанные регистры осуществляются по шахматному принципу, т. е. сумма по дебету и кредиту корреспондирующих счетов проставляется один раз, что сокращает время для регистрации операций.

Журналы-ордера второй группы используются для учета операций по счетам расчетов с поставщиками и подрядчиками, подотчетными лицами и др. Эти регистры построены по принципу совмещения синтетического и аналитического учета, поэтому отпадает необходимость вести к ним книги и карточки аналитического учета и делать сверку между ними. Записи в журналах-ордерах этой группы производятся линейным способом, т. е. дебетовые и кредитовые обороты размещаются на одной линии. Например, в журнале-ордере № 6 по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» аналитический учет ведется по каждому поставщику и платежному требованию, По одной строке отражается задолженность организации конкретным поставщикам, и делается запись о ее погашении по мере оплаты по этой же строке.

Журналы-ордера и ведомости третьей группы предназначены для учета затрат на производство. Записи в этих регистрах производятся в шахматном порядке. При этом дебетуемые счета отражаются в подлежащем (по горизонтали), а кредитуемые — в сказуемом (по вертикали) регистра. Например, журнал-ордер № 10 ведется по дебету и кредиту нескольких взаимосвязанных счетов. В нем записываются лишь итоговые суммы за месяц, что необходимо для обобщения затрат на производство по экономическим элементам и статьям калькуляции. К журналу-ордеру № 10 ведутся вспомогательные накопительные ведомости № 12 (для учета расходов по счету 25 «Общепроизводственные расходы») и 15 (по счетам 26 «Общехозяйственные расходы», 97 «Расходы будущих периодов», 96 «Резервы предстоящих расходов»). В этих ведомо-

стях дается группировка затрат по статьям аналитического учета, что важно также для контроля за соблюдением сметы этих расходов (например, ведомость № 12).

Журнал-ордер № 30 и другие содержат специальные сгруппированные аналитические данные, необходимые для составления отчетности.

В дополнение к журналам-ордерам и ведомостям могут составляться разработочные таблицы, где производят, например, расчеты амортизации и др. Данные таблиц используются для записей в ведомости и журналы-ордера. Итоги из журналов- ордеров переносятся в Главную книгу, которая ведется в течение года. В ней для каждого синтетического счета отведена отдельная страница.

Главная книга ведется по дебетовому признаку. В книгу дебетовые обороты собираются из разных журналов-ордеров, а затем подсчитывается общий оборот по дебету соответствующего счета. Кредитовые обороты переносятся из разных журналов-ордеров общей суммой. В Главной книге по каждому счету показываются остатки на начало и конец месяца. Правильность записей в Главной книге проверяется путем подсчета оборотов и остатков по всем счетам. Суммы дебетовых и кредитовых оборотов и дебетовых и кредитовых остатков должны быть соответственно равны.

Для организаций, использующих для отражения хозяйственной деятельности ограниченное число синтетических счетов, количество журналов-ордеров сокращено вдвое. Схема журнально-ордерной формы учета представлена на рис. 1.8.

Таблично-автоматизированная форма бухгалтерского учета базируется на широком использовании в учете ЭВМ. Основные черты данной формы заключаются в следующем: полная автоматизация сбора, передачи, систематизации и обработки информации;

Рис. 1.8. Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета

использование, кроме обычных носителей бухгалтерской информации, машинных носителей — магнитных лент, дисков; интеграция учета на основе однократного ввода и многократного использования первичной информации;

осуществление программной группировки дебетовых и кредитовых оборотов по счетам на основе принципа двойной записи; автоматизация логических операций бухгалтерского учета; решение задач бухгалтерского учета в двух режимах — регламентном и запросном;

получение выходной информации в виде печатных регистров и видеограмм;

возможность получения расшифровки печатных показателей по запросам пользователей.

Таблично-автоматизированная форма бухгалтерского учета (рис. 1.9) продолжает развиваться в связи с множеством типов ЭВМ и других средств оргтехники, а также программного обеспечения; могут применяться различные технологии машинной обработки информации. Так, рабочие места бухгалтеров оснащаются персональными компьютерами, и на их основе создаются автоматизированные рабочие места бухгалтера (АРМ). Они позволяют автоматически формировать первичные документы и машинограммы по различным участкам учета и передавать полученные результаты в ВЦ для составления сводных регистров бухгалтерского учета и отчетности. Их внедрение поможет решить проблему полной и комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

Устройство для ручной

записи на машинный носитель

Учетные регистры и отчетность

Условные обозначения:

----- » ручная передача информации

----- автоматическая передача

и обработка информации диалог с ЭВМ

Рис. 13. Таблично-автоматизированная форма бухгалтерского учета

По мере оснащения предприятий средствами вычислительной техники более высокого класса ставится вопрос об использовании безбумажной формы бухгалтерского учета. Переход к ней возможен лишь в условиях массового применения вычислительной техники, которое потребует соответствующей подготовки кадров бухгалтеров.

Использование на практике машино-ориентированных форм бухгалтерского учета имеет целый ряд преимуществ. К ним относятся:

применение вычислительной техники не только для обработки информации, но и для ее сбора и регистрации; возможность диалогового режима работы с ЭВМ; возможность выдачи информации по запросу;

освобождение времени учетного персонала для усиления контрольно-аналитических функций.

С помощью компьютера в бухгалтерии значительно облегчается решение информационно-поисковых задач, упрощается работа по подготовке, составлению и распечатке первичных документов. Использование компьютеров привело к созданию и распространению различных бухгалтерских программ. В настоящее время используются комплексные профаммы по учету и профаммы по учету отдельных объектов («Финансы без проблем», «1С: Бухгалтерия» и т.д.). Бухгалтерские профаммы базируются на журнально-ордерной и других формах учета. Используемые профаммы содержат набор типовых проводок. Возможен ввод проводок, не предусмотренных профаммой. Профаммы позволяют получать промежуточную информацию, баланс и другие формы отчетности.

На малых предприятиях, имеющих офаниченный круг хозяйственных операций, учет осуществляется по упрощенным формам.

Первый вариант упрощенной формы применяется на предприятиях при:

отсутствии собственных основных средств;

полном использовании в производстве поступивших в отчетном месяце материалов;

расчетах с поставщиками и покупателями по факту совершения операций;

простом производственном цикле и ежемесячной реализации продукции;

учете доходов и расходов на основе полученных и уплаченных денежных средств.

При простой форме бухгалтерского учета на основе данных первичных документов ведется комбинированный регистр синтетического и аналитического учета «Книга учета хозяйственных операций» (ф. № К-1). В ней отражаются остатки по счетам на начало года по видам имущества, обязательств и т. д.

В течение года в хронологическом порядке линейно-позиционным способом фиксируется движение имущества, источников и затрат по всем счетам способом двойной записи. Затраты на производство (кредит счета 20) списываются на себестоимость проданной продукции, работ и услуг (дебет счета 90). Финансовый результат от продажи выявляется путем сопоставления кредитового и дебетового оборотов по счету 90 «Продажи». Прибыль от продажи показывается по кредиту счета 99 «Прибыли и убытки» и дебету счета 90 «Продажи».

При получении убытков делается обратная запись. В конце месяца в «Книге учета хозяйственных операций» подсчитывают-ся обороты и остатки. Итог оборотов по дебету и кредиту используемых на предприятии счетов должен быть равен итоговой сумме «Книги учета хозяйственных операций».

Для учета расчетов с персоналом по оплате труда и бюджетом по подоходному налогу применяется «Ведомость учета оплаты труда» (ф. № В-8).

Информация в указанном регистре группируется в разрезе ка- егорий работников, объектов учета и видов производств. Схема простой формы бухгалтерского учета представлена на >ис. 1.10.

Рис. 1.10. Простая форма бухгалтерского учета

Второй вариант упрощенной формы бухгалтерского учета для малых предприятий предполагает использование регистров бухгалтерского учета для отражения собственных основных средств, производственных запасов, а также для учета расчетов с покупателями и поставщиками на основе предварительной или последующей оплаты счетов.

Учетными регистрами при этом варианте являются:

ведомость учета основных средств, начисленных амортизационных

отчислений (износа) (ф. № В-1);

ведомость учета производственных запасов, товаров, готовой продукции и НДС, уплаченного по ценностям (ф. № В-2); ведомость учета затрат на производство (ф. № В-3); ведомость учета денежных средств и фондов (ф. № В-4); ведомость учета расчетов и прочих операций (ф. № В-5); ведомость учета продаж (ф. № 6 - оплата и ф. № 6 — отгрузка); ведомость учета расчетов с поставщиками (ф. № В-7); ведомость учета оплаты труда (ф. № В-8).

Для всех указанных выше регистров характерны комбинированные записи. Данные в ведомостях сгруппированы также в аналитическом и синтетическом разрезах.

Рис. 1.11. Форма бухгалтерского учета с использованием ведомостей

~~~ стр. 74 ~~~

Обобщение данных синтетического учета и контроль за правильностью ведения записей в ведомостях (ф. № 1 - 6) осуществляются путем составления в конце месяца ведомости шахматной формы (ф. № В-9). В шахматную ведомость из ведомостей учета заносят обороты по кредиту синтетического счета в корреспонденции с дебетом разных счетов и подсчитывают обороты по дебету счетов. Совпадение дебетовых и кредитовых оборотов свидетельствует о правильности и полноте отражения операций в ведомостях текущего учета. Шахматная ведомость (ф. № В-9) служит основанием для составления оборотной ведомости. Форма бухгалтерского учета с использованием ведомостей представлена на рис. 1.11.