<<
>>

АВТОМАТИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

В настоящее время автоматизация бухгалтерского учета реали­зуется путем использования персональных компьютеров. В малых и средних организациях системы бухгалтерского учета, как правило, базируются на одном персональном компьютере, в больших организа­циях они формируются в виде компьютерной сети.
При сетевой форме организации бухгалтерского учета диски сервера, называемые файл- серверами, доступны всем рабочим станциям, а диски отдельных рабо­чих станций обычно закрыты для доступа других станций.

Выбор аппаратных и программных средств компьютера для ве­дения бухгалтерского учета представляет некоторые трудности. Поэто­му уместно привести рекомендации специалистов. Выбор аппаратных средств для целей бухгалтерского учета из имеющихся на рынке пер­сональных компьютеров должен осуществляться на основе критерия «эффективность-стоимость». Под эффективностью при этом следует понимать ведение бухгалтерского учета с заданной полнотой и точно­стью, а также сдачу бухгалтерской отчетности в заданные сроки.

Бухгалтерии предприятия следует приобретать IBM PC-совме­стимые компьютеры на базе процессоров не ниже четвертого поколе­ния. Системный блок компьютера, который служит его главным уп­равляющим центром, должен быть оснащен микропроцессорами фирм Intel и AMD с оперативной памятью не ниже 64 Мбайт. Это позволит установить на компьютере операционные системы типа Windows 98, Windows 2000 фирмы Microsoft и современные многопрофильные бух­галтерские программы. Более мощная операционная система Windows ХР нуждается в оперативной памяти в 96 Мбайт. Кроме того, следует иметь в виду, что Windows 98 и Windows 2000 предоставляют возмож­ность работы в Интернете. Наиболее популярной рабочей программой, которой оснащаются современные компьютеры, является Microsoft Office, включающая в себя текстовый редактор Word, редактор электронных таб­лиц Excel и другие важные расчетно-оформительские программы. Версия Microsoft Office 2000—2003 требует оперативной памяти объемом 64— 96 Мбайт. Учитывая все эти обстоятельства, общий объем оператив­ной памяти целесообразно иметь в размере 128 Мбайт и более.

Для ввода и вывода разного рода информации, а также для вос­становления компьютера после всевозможных сбоев системный блок компьютера оснащается дисководом для дискет размером 3,5 дюйма. Они имеют объем памяти 1,44 Мбайт или 2,88 Мбайт и используются бухгалтерами для архивного хранения информации. Такое хранение является обязательным, потому что в работе компьютеров возникают сбои. Однако дискеты крайне ненадежны и малы по объему записыва­емой на них информации.

В связи со значительным ростом объема бухгалтерской документа­ции и программных средств в настоящее время все большее распростра­нение получают устройства для приема информации с компакт-дисков СБ-ЯОМ. Они используются для установки и обновления программного обеспечения; поиска информации в базах данных, архивах, справочниках, энциклопедиях и т.п.; запуска и работы программных продуктов. Компакт- диски имеют объем 500—800 Мбайт и практически не изнашиваются. Не­достатком является их односторонняя направленность — только считы­вание. Скорость считывания с таких дисков зависит от дисководов СБ-ЯОМ. Скорость передачи данных в них обычно кратна 150 Кбайт/с и маркируется следующим образом: 8х, 12х, 16х, 24х, Збх, 52х.

Системный блок компьютера достаточно легко модернизировать, наращивая оперативную память, добавляя или заменяя жесткий диск и другие компоненты. Модернизация может существенно повысить ха­рактеристики компьютера и обеспечить более мощное программное обеспе­чение. При этом затраты могут оказаться незначительными по сравнению со стоимостью приобретения нового компьютера более высокого класса.

Монитор персонального компьютера предназначен для вывода на экран текстовой и графической информации. У его экрана бухгал­тер проводит значительную часть своего рабочего времени — 5—7 ча­сов в день. Поэтому требования к ним должны быть особенно высоки­ми с точки зрения комфортности и безопасности для здоровья. Как считают специалисты в области аппаратных средств, при выборе мо­нитора следует иметь в виду, что его цена должна составлять от 50% до 70% стоимости всей компьютерной системы.

По принципу действия современные мониторы можно разделить на две группы: мониторы на основе электронно-лучевой трубки (ЭЛТ); плос­копанельные мониторы на основе жидких кристаллов (ЖК-мониторы). Целесообразно, чтобы монитор обладал следующими характеристиками:

• диагональ экрана, определяющая величину изображения, для монитора на ЭЛТ, — не ниже 17 дюймов, для ЖК-монитора — не ниже

15 дюймов (у первого рабочая зона изображения меньше площади эк­рана, а у второго — равна ей);

• размер зерна или ЖК-ячейки, обусловливающий четкость изображения, не больше 0,28 мм (лучше 0,26 мм);

• максимальное разрешение изображения, характеризующее количество точек на поверхности экрана по горизонтали и вертикали, не меньше 1024 точки на каждой из 768 строк, а лучше 1280 на 1024;

• частота вертикальной развертки Vertikal Frequency (VF) на максимальном разрешении не ниже 75—85 Гц;

• яркость экрана для ЖК-монитора в пределах 150—200 кд/м2.

«Мышь» является манипулятором для ввода информации и уп­равления работой компьютера. Качество «мыши» зависит от ее разре­шения, которое измеряется в dpi (число отсчетов на дюйм). Нормаль­ным считается разрешение в пределах 200—900 dpi.

С удаленным компьютером возможна сетевая связь через специ­альное устройство — модем, который подсоединяется к компьютеру и телефонной сети. По мнению специалистов, для систем с бухгалтер­скими программами следует выбирать модемы со скоростями переда­чи данных в пределах 14 400—36 000 бит в секунду.

Программы, используемые в бухгалтерском учете на компьюте­ре, принято подразделять на четыре класса: системные; прикладные; инструментальные; комбинированные.

Системные программы носят универсальный характер и пред­назначены для использования многих вспомогательных и управленче­ских задач. Они обеспечивают гарантированную работу прикладных программ. Среди них особое место занимают операционные системы, которые осуществляют режим диалога с пользователями, управление компьютером и его ресурсами, а также подключают к работе прикладные профаммы. С бухгалтерскими профаммами в настоящее время работают операционные системы Windows 98, Windows 2000, Windows XP.

Прикладные программы в свою очередь подразделяются на шесть классов: мини-бухгалтерия; интегрированная система бухгалтерского учета; инструментальная система (конструктор); комплекс автомати­зированных рабочих мест (АРМ); программы для ведения отдельных участков учета; заказные системы.

Мини-бухгалтерия. Программы этого класса предназначаются для организаций с малым количеством основных средств и небольшой товарной номенклатурой. Путем оформления и обработки бухгалтер­ских проводок они обеспечивают ведение аналитического и синтети­ческого учета, упрощенного натурального учета, Главной книги, обо­ротной ведомости, некоторых журналов-ордеров и ведомостей.

Интегрированная система бухгалтерского учета. Программы этого класса гарантируют выполнение тех же функций, что и програм­мы класса мини-бухгалтерии, но дополняют их множеством аналити­ческих признаков натурально-стоимостного и инвентарного учета за счет усложнения процедур обработки проводок и использования ин­формации, необходимой для расширенного аналитического учета.

Инструментальная система (конструктор). Программы этого класса могут обеспечить выполнение всех функций, необходимых пользователю, при условии, что пользователь сам сможет конструиро­вать требуемые функции. Для этого нужен квалифицированный пер­сонал, способный осуществлять конструирование.

Комплекс автоматизированных рабочих мест. Программы это­го класса предназначаются для бухгалтерий, имеющих выделенные уча­стки учета: учет основных средств, учет товарно-материальных ценно­стей, учет банковских и кассовых операций, учет готовой продукции, учет расчетов с дебиторами и кредиторами и т.д.

Программы для ведения отдельных участков учета. Програм­мы этого класса составляют подмножество программ класса «Комплекс автоматизированных рабочих мест», имеющих самостоятельную цен­ность в решении отдельных учетных задач.

Заказные системы создают под требования заказчика, они не подлежат тиражированию. Могут принадлежать любому из перечис­ленных классов.

На основе этой упрощенной классификации рассмотрим при­кладные программы бухгалтерского учета, присутствующие сегодня на нашем рынке, и дадим их оценку.

Все имеющиеся компьютерные бухгалтерские программы работа­ют с тем или иным видом журнала хозяйственных операций по традици­онной схеме: первичные документы — журнал хозяйственных операций — промежуточные документы — баланс и отчетность. Формирование жур­нала хозяйственных операций у них осуществляется по-разному. Самый простой для программы вариант и самый сложный для бухгалтера — это вариант, когда его составление бухгалтер берет полностью на себя. Другие варианты формирования журнала хозяйственных операций предполага­ют использование целсго ряда вспомогательных и справочных данных, вплоть до автоматического написания отдельных блоков. Таким образом, реализуются споссбнссти пользователей разной квалификации и опыта.

Большинство прикладных бухгалтерских программ составляет­ся на базе одного из двух принципов:

1) как универсальная программа с механизмом настройки на кон­кретные особенности предприятия (1С, Инфо-Бухгалтер и др.);

2) как программа с фиксированным количеством готовых ре­шений и ситуаций с механизмом параметрических настроек (Галактика, Парус и др.).

Универсальные программы дешевле и проще в разработке, одна­ко они требуют дополнительных усилий квалифицированных специа­листов при их настройке. По оценкам профессионалов, стоимость та­кой настройки соизмерима со стоимостью самой программы, т.е. составляет 100%.

Программы с фиксированным количеством готовых решений и ситуаций при разработке обходятся существенно дороже универсаль­ных, но зато затраты на их настройку много ниже и составляют при­мерно 25% их стоимости.

К сожалению, имеющееся программное обеспечение в области бухгалтерского учета, с точки зрения практического бухгалтера, стра­дает следующими существенными недостатками:

• сложность изложения инструкций для пользователей;

• ограниченный выбор программ бухгалтерского учета для са­мых простых пользователей, в том числе для предпринимателей, веду­щих учет самостоятельно;

• малый выбор программ бухгалтерского учета для самых под­готовленных профессионалов, занимающихся поисковыми исследова­ниями и проблемами оптимизации финансового результата и миними­зации налоговых платежей;

• недостаточный охват направлений коммерческой деятельно­сти и отраслей хозяйствования;

• недостаточная совместимость программ с международными стандартами бухгалтерского учета и американской бухгалтерской си­стемой учета GAAP.

Первый недостаток (сложность программных инструкций) по­степенно преодолевается. Среди прикладных программных продуктов в настоящее время большое место занимают специализированные про­граммы, предназначенные для решения некоторых частных задач бух­галтерского учета, в том числе для расчетов заработной платы; учета материальных ценностей; ведения книг продаж и покупок; учета НДС; составления первичных бухгалтерских документов; оформления отчет­ности, анализа правильности ее составления; защиты отчетности в на­логовой инспекции и др. Эти программы многочисленны и строятся в основном по блочному принципу. Они охватывают самые разнооб­разные участки работы бухгалтерии.

Инструментальные программы предназначены для бухгалтеров высокой квалификации, владеющих техникой программирования. Они позволяют создать собственную программу бухгалтерского учета в орга­низации.

Комбинированные программы включают в себя признаки всех трех предыдущих типов бухгалтерских программ. Практическое боль­шинство имеющихся прикладных программ в той или иной степени являются комбинированными, поэтому их деление следует считать достаточно условным.

Две очень крупные проблемы предстоит решить специалистам в области программирования для бухгалтеров:

1) на базе экономических принципов и в рамках плана счетов составить комплексную программу бухгалтерского и нало­гового учета, позволяющих строить бухгалтерский и нало­говый балансы;

2) на основе бухгалтерских моделей соединить в комбиниро­ванной программе бухгалтерский учет с серьезным детали­зированным комплексным анализом результатов хозяйствен­ной деятельности.

Первая из задач начала интенсивно решаться после введения в действие главы 25 НК РФ и ПБУ 18/02 «Учет налога на прибыль», но результаты пока требуют дальнейшего совершенствования.

Вторая задача в силу сложившихся традиций ранее не ставилась перед бухгалтерской службой предприятия. Бухгалтерский учет был пре­рогативой бухгалтерии, а финансово-экономический анализ был состав­ной частью деятельности отдела экономики. На крупных государствен­ных предприятиях такой подход был естественным и оправданным. На малых и средних коммерческих предприятиях совокупность указанных проблем в рыночных отношениях приходится решать бухгалтерии. В на­стоящее время чаще всего это осуществляется путем использования двух различных по стилю, принципам и подходам компьютерных программ. Это обстоятельство усложняет процесс планирования и прогнозирования финансового результата и налоговых платежей.

Гораздо удобнее решать проблему анализа результатов хозяйствен­ной деятельности путем сопоставления денежных потоков по отдельным периодам. Согласно методу денежных потоков выручка и другие доход­ные поступления контролируются по четырем составляющим (потокам):

• производственные расходы (независимо от того, включаются они или нет в себестоимость продукции, работ, услуг);

• обязательные платежи, которые можно определить как сум­марные налоговые выплаты (обязательства перед государственными бюджетными и внебюджетными органами);

• суммы амортизационных отчислений на долгосрочные активы;

• остаток денежных средств после осуществления всех расхо­дов — чистая (нераспределенная) прибыль.

Если эти денежные составляющие представить в относительном виде, а именно в процентах к выручке (доходам), по ним легко произ­водить сопоставление различных вариантов деятельности, т.е. плани­ровать и прогнозировать хозяйственные процессы и финансовые ре­зультаты.

Особое место в проблеме программного обеспечения бухгалтерского учета организации в настоящее время занимает необходимость тщатель­ного анализа хозяйственных ситуаций с правовой точки зрения. Приня­тие финансово-экономических решений руководством и учредителями сегодня невозможно без доскональной проработки различных правовых последствий. Поэтому бухгалтер должен быть хорошо знаком с законода­тельством в различных сферах производственно-коммерческой деятель­ности и обязан постоянно отслеживать происходящие изменения. В этом ему могут помочь имеющиеся правовые информационные базы данных. По статистическим данным, 90% бухгалтеров в той или иной мере исполь­зуют такие базы. Опрос представителей бухгалтерского корпуса России показал, что наиболее часто в практической деятельности используются следующие базы данных: Консультант Плюс, Гарант, Кодекс.

Специализированные правовые информационные базы данных включают в себя не только законодательные акты, но и различные разъяснительные и консультационные материалы бухгалтерского ха­рактера. Для удобства проведения анализа и принятия решений в бух­галтерском программном обеспечении осуществляется стыковка бух­галтерских программ с информационной базой, чтобы бухгалтеру можно было, не выходя из бухгалтерской программы, войти в право­вую базу, получить консультацию и продолжить работу.

Важное место в программном обеспечении занимают антивирус­ные программы. Бухгалтеру необходимо при работе соблюдать следующие меры предосторожности: стараться работать только с лицензионным про­граммным обеспечением; составлять и сохранять резервные копии доку­ментов и программ; проверять чужие дискеты и диски в момент их введе­ния в свой компьютер; начинать и заканчивать работу компьютера процедурой антивирусного тестирования. Антивирусные программы в на­стоящее время имеют достаточно большую номенклатуру и постоянно совершенствуются. Однако идет постоянное увеличение числа и ти­пов вирусов. Бухгалтеру необходимо регулярно обновлять имеющие­ся у него антивирусные программы. В соответствии с оценками специ­алистов, пользователей и разработчиков наиболее предпочтительны программы Norton AntiVirus и Doctor Web, Антивирус Касперского.

ЧАСТЬ II

<< | >>
Источник: Суглобов А.Е. , Б.Т. Жарылгасова. Бухгалтерский учет и аудит : учебное пособие / А.Е, Суглобов, Б.Т. Жарылгасова. - 2-е изд., стер. - М. : КНОРУС, - 496 с.. 2007

Еще по теме АВТОМАТИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА:

  1. Автоматизация учета
  2. 9.2. КАК ВЫБИРАТЬ СИСТЕМУ АВТОМАТИЗАЦИИ КАДРОВОГО УЧЕТА?
  3. ВАРИАНТЫ УЧЕТА ПРОДАЖИ ПРОДУКЦИИ (РАБОТ, УСЛУГ) ДЛЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА И НАЛОГООБЛОЖЕНИЯ
  4. Глава 2. Правовые и организационные основы бухгалтерского учета и судебно-бухгалтерской экспертизы
  5. Статья 15.10. Неисполнение банком поручения государственного внебюджетного фонда Статья 15.11. Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности
  6. НЕНАЛОГОВАЯ ОРИЕНТАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
  7. 1.3. Метод бухгалтерского учета
  8. Системы бухгалтерского учета
  9. ТЕХНИКА БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
  10. НЕНАЛОГОВАЯ ОРИЕНТАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
  11. ФОРМЫ ВЕДЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА
  12. Налоговая ориентация бухгалтерского учета